Créneaux et capacité

Un créneau est une sortie réservable le matin, l’après-midi ou la nuit, avec des horaires affichés aux clients. L’écran Créneaux réunit votre planning, les places à bord et les réglages de chaque sortie.

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Le planning mensuel des sorties

Le calendrier mensuel affiche une pastille par sortie : demi-journée, site et remplissage. En haut, passez d’un mois à l’autre et retrouvez le bilan du mois : nombre de sorties, places occupées et créneaux complets. Les jours du mois voisin sont grisés et bordés de pointillés, mais affichent leurs sorties pour garder les semaines lisibles. Cliquez sur l’un d’eux pour ouvrir son mois. Le bilan ne compte que le mois affiché. Où le trouver : Administration → Créneaux. Cliquez sur une journée pour ouvrir son panneau et gérer chaque sortie : prestations réservables, capacité, mise en avant, désactivation, modification ou suppression. Sur une journée sans sortie, le bouton d’ajout pré-remplit la date. Deux raccourcis sont aussi disponibles :

• Dupliquer une journée : reportez toute la structure d’une journée sur une autre date. La copie reprend les sites, les demi-journées, la jauge, les prestations réservables, les certifications demandées, la validation manuelle et les notes ; elle ne reprend pas les réservations, ni la fiche de sécurité, ni la mise en avant, ni un éventuel horaire personnalisé (un décalage ponctuel ne concerne que le jour d’origine). Une demi-journée déjà occupée sur la date cible est ignorée, et vous en êtes prévenu avant de valider.
• Créer la fiche de sécurité : lancez la fiche de sécurité de la sortie directement depuis son créneau, pré-remplie avec les plongeurs déjà inscrits. Si une fiche existe déjà, le même bouton vous y emmène.

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Créer un créneau manuellement

Les créneaux sont généralement créés automatiquement (voir plus bas). Créez-en un à la main pour ajouter une sortie exceptionnelle ou ajuster votre planning. Où la trouver : Administration → Créneaux.

1. Ouvrez l’écran Créneaux et repérez la journée voulue dans le calendrier.
2. Utilisez le bouton d’ajout (« Nouvelle sortie », ou le bouton d’ajout de la journée) et choisissez la date et la demi-journée (matin, après-midi ou nuit).
3. Saisissez la jauge du créneau, c’est-à-dire son nombre de places (voir la section dédiée plus bas). Le champ est obligatoire.
4. Enregistrez. Le créneau apparaît dans votre planning et devient réservable en ligne (sous réserve du délai de réservation).

Depuis le panneau du jour, vous pouvez aussi modifier ou supprimer un créneau. La fenêtre « Modifier » reprend les valeurs actuelles : site, prestations réservables, mise en avant, jauge, validation manuelle et notes. La date et la demi-journée ne se modifient pas ici : utilisez « Déplacer les réservations » dans le panneau du jour. Réduire la liste des prestations réservables ne change pas les réservations déjà prises ; seules les nouvelles suivent la liste mise à jour.

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Décaler l’horaire d’une sortie

Dans la fenêtre de création ou de modification, « Horaire personnalisé » permet d’adapter une sortie à la météo ou à la marée. Renseignez le début et la fin pour remplacer les horaires habituels de cette seule sortie. Videz les deux champs pour revenir aux horaires des Réglages. Cet horaire personnalisé s’affiche partout où figure l’horaire de la sortie : sur le site de réservation, dans l’administration, dans le fichier d’agenda que vos clients téléchargent, et dans l’événement synchronisé avec votre agenda Google. Si la sortie porte déjà des réservations confirmées ou avec acompte versé, changer son horaire déclenche l’envoi automatique d’un e-mail à chaque client concerné (celui qui a payé et chaque participant), rappelant l’ancien horaire et le nouveau. Une sortie de stage se modifie de la même façon : jauge, site, prestations réservables et horaires (voir « Les sorties porteuses d’un stage »).

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Génération automatique des créneaux

Chaque nuit, Setpoint crée les créneaux des prochains jours à partir de demain : 14 jours par défaut. Pour changer cet horizon, ouvrez Réglages → Réservations, carte Délais, puis modifiez Créneaux ouverts à l’avance (de 1 à 730 jours). Votre planning se remplit à l’avance, sans saisie quotidienne. Le briefing signale les jours sans créneau sur le même horizon. Le changement s’applique à la prochaine génération automatique. Réduire l’horizon ne supprime pas les créneaux existants ; l’augmenter ne les crée pas immédiatement. La génération automatique ne crée que le matin et l’après-midi. Une sortie de nuit reste un geste volontaire : vous la créez à la main, sur la date qui vous convient. Choisissez les jours de la semaine à générer dans les périodes de fermeture, accessibles depuis Créneaux. Cochez par exemple vendredi, samedi et dimanche : seuls ces jours seront générés. Si aucun jour n’est coché, la génération est en pause ; créez alors vos créneaux à la main. Cette génération tient compte de vos périodes de fermeture : aucun créneau n’est créé sur une période où vous êtes fermé.

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La jauge à bord d’une sortie

Chaque créneau porte une jauge à bord : son nombre de places, tous plongeurs confondus. Une place vaut un plongeur, quel que soit son matériel. Un plongeur en recycleur occupe donc une place, comme un plongeur en circuit ouvert. C’est la seule jauge de la sortie : les places d’un stage y sont comprises, elles ne s’y ajoutent pas (voir plus bas). Fixez la jauge selon le bateau et l’encadrement disponibles :

1. À la création, remplissez « Jauge à bord » : ce champ est obligatoire et n’est pas pré-rempli.
2. Pour la modifier ensuite, ouvrez le panneau du jour dans Créneaux, cliquez sur le nombre de places à bord de la sortie, à côté de « Jauge » (par exemple « 8 à bord »), et saisissez la nouvelle valeur.

Sous les pastilles, une phrase détaille la jauge, par exemple « Jauge 8 à bord · stage 1 inscrit · passage 0 · libres 7 » : 8 places à bord, dont 1 prise par un élève du stage, aucun plongeur de passage, et 7 places encore libres. Les pastilles suivent le même décompte : un carré à la couleur de l’événement pour chaque élève inscrit, un rond plein pour chaque plongeur de passage et un rond vide pour chaque place libre. La même phrase figure dans la fenêtre « Modifier le créneau », où elle se recalcule pendant que vous tapez, et sur la fiche de la sortie. Setpoint refuse une jauge plus basse que le nombre de places déjà prises, et son message donne le minimum accepté. Pour descendre plus bas, annulez ou déplacez d’abord les réservations en trop. Garder la même jauge ou la relever reste toujours possible, y compris sur une sortie qui compte déjà plus de plongeurs que sa jauge : la phrase affiche alors « dépassement » suivi du nombre de places en trop, et vous pouvez enregistrer les notes de la sortie ou relever sa jauge par étapes. Une jauge par défaut, réglable depuis l’écran Réglages, s’applique aux seules sorties ouvertes sans qu’on vous demande le nombre : celles de la génération automatique, celle qu’une réservation saisie à la main ouvre sur une date encore vide, et celles qu’ouvre une édition, à sa création ou quand vous lui ajoutez ou reportez une sortie sur une date encore vide.

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Les sorties porteuses d’un stage

Quand vous composez une édition d’un événement (un stage sur plusieurs demi-journées, une formation, une journée à thème), chacune de ses demi-journées s’appuie sur un créneau de votre planning : ce créneau devient une sortie porteuse. Il ne change pas de nature pour autant. Sa jauge, son site, ses prestations réservables, ses certifications demandées et ses horaires se règlent comme sur n’importe quelle autre sortie, et un plongeur de passage peut y réserver une plongée classique. Dans le panneau du jour, une sortie porteuse affiche une puce par édition qui s’y déroule, de la forme « Stage épaves · 3/6 inscrits » : 3 élèves inscrits pour 6 au maximum. Une édition en pause qui compte encore des élèves garde sa puce, marquée « (en pause) ». Seuls les élèves inscrits sont pris dans la jauge à bord de la sortie. Avec une jauge de 8 et un stage de 3 élèves, il reste 5 places, aux plongeurs de passage comme aux futurs élèves, au premier arrivé. Un clic sur la puce ouvre la fiche de l’événement. La fiche de la sortie, ouverte par le lien « résa » du panneau du jour, reprend la même phrase et les mêmes pastilles, une puce par stage avec un lien vers l’événement, puis la liste des réservations. Pour une inscription à un stage, le montant affiché est celui de l’inscription entière, suivi de « stage entier » : un stage se paie une fois pour toutes ses sorties.

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Fermer, supprimer ou annuler une sortie porteuse

• Désactiver un créneau porteur d’une édition active est refusé : les élèves inscrits garderaient une sortie que le club n’ouvre plus. Retirez d’abord la sortie depuis l’édition, ou mettez l’édition en pause.
• Supprimer un créneau porteur retire cette sortie du programme du stage. La suppression sèche s’arrête dès qu’une réservation active se trouve sur le créneau : c’est le geste d’annulation ci-dessous qui s’occupe des inscrits. Si c’est la dernière sortie de l’édition, la suppression est refusée : c’est l’édition qu’il faut supprimer ou annuler, depuis la fiche de l’événement.
• Annuler un créneau qui porte des inscrits retire la sortie de l’édition et de toutes ses inscriptions, sans mouvement d’argent, puisqu’un stage se vend au forfait. La fenêtre de confirmation nomme l’édition concernée, annonce cet effet ligne par ligne et n’affiche aucune option de remboursement, puisqu’il n’y a rien à rembourser. Le motif que vous saisissez est envoyé aux inscrits.

Le détail des éditions, de leurs places et de leurs gestes est décrit sur la page Événements et éditions.

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Les sites de plongée

Chaque créneau peut être associé à un site de plongée. Les sites se gèrent depuis l’écran « Sites de plongée » de l’administration : nom, description, une profondeur minimale et maximale, l’option DPV, statut actif, ordre d’affichage et photo. Le site associé apparaît sur la carte du créneau côté client, notamment dans la vue Calendrier et sa présentation « Par site ». La case DPV du site sert de réglage par défaut : à la création ou à la modification d’un créneau, « DPV possible sur ce créneau » est pré-cochée en fonction du site choisi, et vous pouvez l’ajuster pour cette sortie précise sans changer le réglage du site (voir la page Sites de plongée).

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Les prestations réservables sur un créneau

Choisissez les prestations réservables sur chaque créneau selon les moniteurs, la sécurité de surface et les conditions du jour. Où le régler : Administration → Créneaux, dans le panneau du jour, sur le créneau concerné (« Prestations réservables »), ou au moment de créer le créneau. Touchez le champ : une liste s’ouvre sous lui. Cochez les valeurs voulues, puis touchez OK ou n’importe où ailleurs pour enregistrer ; Annuler abandonne. Au clavier : Entrée enregistre, Échap annule.

• Si vous ne sélectionnez aucune prestation, tout votre catalogue reste réservable sur ce créneau. C’est le comportement par défaut, adapté à la plupart des sorties.
• Dès que vous en sélectionnez une ou plusieurs, seules celles-ci sont proposées à la réservation sur ce créneau. Les autres n’apparaissent pas.

Côté client, une prestation écartée n’est pas proposée sur ce créneau, qui apparaît non réservable pour elle dans le tunnel. Le contrôle est répété au paiement. Pour une réservation de plusieurs sorties, chaque créneau est vérifié avec la prestation vendue dessus : le refus nomme la journée en cause, que le client peut retirer d’un clic pour régler les autres.

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Les certifications demandées sur une sortie

En plus des niveaux acceptés, qui se règlent sur chaque prestation (voir la page Prestations), une sortie peut demander à ses plongeurs des qualifications précises : le Nitrox confirmé, le Trimix, un recycleur particulier. Ces certifications s’ajoutent aux niveaux acceptés sans les remplacer, et s’affichent aux clients à titre d’information, sans jamais empêcher une réservation. Où les régler : Administration → Créneaux, dans le panneau du jour, sur le créneau concerné (« Certifications demandées »). Touchez le champ : une liste s’ouvre sous lui. Cochez les valeurs voulues, puis touchez OK ou n’importe où ailleurs pour enregistrer ; Annuler abandonne. Au clavier : Entrée enregistre, Échap annule.

• Si vous ne sélectionnez aucune certification, la sortie n’en demande pas.
• Dès que vous en sélectionnez une ou plusieurs, elles apparaissent sur la carte du créneau côté client, dans le formulaire de réservation, puis dans l’e-mail de confirmation et le rappel de sortie, sous « À apporter ». Chaque certification listée est demandée en plus des niveaux acceptés.

Pendant la réservation, le plongeur dépose un justificatif par niveau et coche « Je déclare détenir les niveaux et certifications demandés pour cette sortie ». Sur sa fiche de réservation, les exigences et les justificatifs sont affichés côte à côte : la décision vous revient, Setpoint ne la prend pas.

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Soumettre un créneau à validation

Pour garder la main sur une exploration profonde, un groupe chargé ou une sortie dépendant d’un encadrant précis, cochez « Réservation soumise à validation » à la création ou à la modification du créneau. Le client paie en ligne, mais sa réservation attend votre décision. Où la régler : Administration → Créneaux, dans la fenêtre « Nouvelle sortie » ou « Modifier ». Dans le panneau du jour, les créneaux concernés portent la mention « Validation requise », à côté de la demi-journée. Le réglage vaut pour ce créneau seulement, et la duplication d’une journée le recopie sur les dates cibles. Côté client, la carte du créneau annonce « Réservation soumise à validation par le club », et le tunnel de réservation le répète avant le paiement : le client sait qu’il paie maintenant, que le club confirme ensuite, et qu’un refus lui rend l’intégralité de son règlement. Le traitement de ces demandes est décrit dans Gérer les réservations.

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Les créneaux complets restent affichés

Un créneau plein reste visible sur le site, marqué « Complet » et non réservable. Vos clients savent ainsi que la sortie est prévue, mais qu’il n’y a plus de place.

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Les périodes de fermeture

Pour vos congés, vacances ou tout autre arrêt d’activité, vous définissez des périodes de fermeture. Pendant ces périodes, aucun créneau n’est généré, donc rien n’est réservable. Où les trouver : Administration → Créneaux.

1. Ouvrez l’écran Créneaux et accédez aux périodes de fermeture.
2. Indiquez la date de début et la date de fin de la fermeture.
3. Ajoutez si vous le souhaitez une raison (par exemple « Vacances d’été »), à titre de mémo interne.
4. Enregistrez. La période est prise en compte pour la génération automatique des créneaux.

Sur le calendrier public, les journées couvertes par une période de fermeture affichent une carte « Fermeture du club » : vos clients voient que le centre est fermé ce jour-là, sans plus de détail. La raison que vous avez saisie reste strictement interne : elle ne s’affiche jamais côté client, quel que soit son contenu.

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Désactiver ou annuler un créneau

Choisissez selon que vous voulez suspendre la vente ou annuler la sortie. Désactiver un créneau le masque et empêche de nouvelles réservations, sans autre changement. Ce geste est réversible à tout moment : utilisez-le pour retirer temporairement une sortie de la vente. Exception : un créneau portant une sortie de stage active ne peut pas être désactivé (voir « Les sorties porteuses d’un stage »). Annuler (supprimer) un créneau qui a des réservations est une opération en cascade et irréversible. Elle porte sur la sortie, et son effet sur une réservation dépend du nombre de sorties que celle-ci contient :

• une réservation qui porte plusieurs sorties perd seulement celle-ci et garde les autres. Son montant est réduit de la part de cette sortie, un avoir est émis pour cette part, et le client reçoit un e-mail lui indiquant que cette journée est annulée et que le reste du séjour est maintenu ;
• une réservation dont c’était la seule sortie est annulée entièrement, avec son e-mail d’annulation et sa facture d’annulation.

Avant de confirmer, la fenêtre liste les réservations du créneau et indique pour chacune ce qui va lui arriver. Comme pour l’annulation d’une réservation isolée (voir Gérer les réservations), vous choisissez à cette occasion si les paiements Stripe des réservations concernées doivent être remboursés. L’agenda est mis à jour, puis le créneau est supprimé.

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Déplacer les réservations plutôt que supprimer le créneau

Sur un créneau réservé, la fenêtre propose aussi de déplacer les réservations vers un ou plusieurs autres créneaux. Le montant, la facture et l’encaissement restent inchangés. Le déplacement porte sur la sortie, pas sur la réservation entière : un plongeur qui avait réservé cinq journées ne voit bouger que celle-là. Le créneau d’arrivée est vérifié avant l’écriture : il lui faut la place nécessaire, la compatibilité avec ce qui y est déjà réservé, et il doit autoriser la prestation vendue sur cette sortie précise. Déplacer une sortie sur un créneau où la même réservation est déjà inscrite est refusé, jamais fusionné. Les élèves inscrits à un stage ne se déplacent pas depuis cette fenêtre : leurs sorties suivent l’édition. La fenêtre les laisse de côté et nomme le stage concerné, avec un lien vers la fiche de l’événement, d’où vous reportez le jour pour tous ses inscrits à la fois. Si le créneau ne porte que des élèves d’un stage, le choix « Déplacer des réservations » est grisé. Après le déplacement, le créneau d’origine peut rester disponible ou être fermé à la réservation. Sur une journée d’un stage actif, « Fermer à la réservation » est grisé, et le bouton « Disponible / Fermé » refuse aussi de la fermer : retirez d’abord la sortie depuis l’édition. Le même geste existe sortie par sortie sur la fiche d’une réservation, avec le bouton « Reporter… » : voir Gérer les réservations.