Événements et éditions

Un événement sert à vendre autre chose qu’une plongée à l’unité : un stage épaves sur cinq matins, une formation Nitrox sur un week-end, une journée à thème. Deux mots suffisent à s’y retrouver. L’événement est le produit que vous mettez au catalogue. L’édition est une session datée de ce produit, sur une ou plusieurs journées. Un même stage peut donc être proposé en avril, puis en juin, avec des dates et un nombre de places différents.

L’événement, puis ses éditions

Où les trouver : Administration → Événements.

L’écran Événements liste vos produits. Vous y créez l’événement lui-même : son nom, sa description, son tarif, sa catégorie. Aucune date à ce stade. Ouvrez ensuite sa fiche : la section Éditions rassemble les sessions programmées, et un compteur rappelle combien sont planifiées.

Les événements peuvent être rangés par catégories, que vous gérez depuis ce même écran. La couleur de la catégorie sert de repère visuel dans le planning.

La fiche porte aussi une capacité maximale par défaut : c’est le nombre d’élèves pré-rempli à la création d’une édition, que chaque édition reste libre d’ajuster.

Le mode tarifaire

Un événement se vend de deux façons.

À prix fixe : vous annoncez un prix par plongeur, valable pour tout le stage, quel que soit le nombre de journées. C’est le mode des stages et des formations.
À supplément : le client choisit d’abord une prestation de base, à laquelle l’événement ajoute un supplément. Les règles de réservation (niveaux acceptés, certificat médical, etc.) sont alors celles de la prestation de base choisie. Vous indiquez, pour chaque événement de ce type, la liste des prestations de base autorisées : seules celles-ci peuvent servir de point de départ.

Composer une édition

Sur la fiche de l’événement, le bouton « + Nouvelle édition » ouvre le composeur. Vous y renseignez :

Le plafond pédagogique, c’est-à-dire le nombre d’élèves que vous acceptez sur ce stage. Il est pré-rempli avec la valeur habituelle de l’événement et reste modifiable.
Les journées. La première ligne porte le premier jour et sa période (matin, après-midi, nuit ou journée complète). Le bouton « + Ajouter une journée » ajoute une ligne au lendemain de la précédente, avec la même période : un stage de cinq matins se pose en quatre clics. Chaque ligne reste modifiable, et la croix en retire une.
Des notes internes, facultatives, qui ne sortent jamais de l’administration.

Validez avec « Créer l’édition ». Setpoint réutilise le créneau existant sur chaque date demandée, ou le crée s’il n’y en a pas encore. Ces créneaux deviennent les journées porteuses de l’édition.

Le plafond réserve les places dès la création

Dès qu’une édition existe, elle retient des places sur chacune de ses journées porteuses. Le nombre retenu est le plus grand des deux suivants : le nombre d’inscrits, ou le plafond pédagogique. Un stage à 6 places qui n’a encore aucun inscrit occupe donc déjà 6 places sur chaque journée.

Ces places ne se libèrent jamais toutes seules. Si vous savez que le stage n’aura que trois élèves, baissez le plafond : les places rendues redeviennent disponibles pour les plongeurs de passage, sur chacune des journées concernées. Le plafond se modifie directement sur la ligne de l’édition.

Si le plafond dépasse ce que le créneau peut offrir, la création n’est pas bloquée : un message liste les journées en dépassement et le nombre de places manquantes, à vous d’augmenter la jauge du créneau ou de revoir le plafond.

Lire une édition

Chaque édition tient sur une ligne dépliée :

son titre et ses dates, le nombre de sorties qu’elle couvre ;
le nombre d’inscrits rapporté au plafond, et le nombre de places réservées par créneau ;
son statut, « Active » ou « En pause ». Une édition en pause n’est plus proposée à l’inscription et rend les places qu’elle retenait ;
son plafond et ses notes, modifiables sur place ;
la liste de ses journées, chacune avec sa date, sa période et son site ;
la liste de ses inscrits, avec un lien vers chaque réservation.

Les trois gestes sur une journée

Une édition se remanie journée par journée, sans toucher à l’argent.

Ajouter une journée : la nouvelle journée rejoint le stage et toutes ses inscriptions.
Reporter une journée : la journée change de date ou de période, pour le stage et toutes ses inscriptions.
Retirer une journée : la journée quitte le stage et toutes ses inscriptions.

Ces trois gestes portent sur l’édition entière, jamais sur un seul inscrit : chaque inscription suit le programme. Chaque participant est prévenu par e-mail, et aucun montant n’est modifié : le stage se vend au forfait, son prix ne dépend pas du nombre de journées.

Annuler ou supprimer une édition

Annuler l’édition est le geste à utiliser dès qu’il y a des inscrits. Un motif est obligatoire, et vous choisissez, comme pour toute annulation, si les paiements Stripe sont remboursés et si les règlements encaissés sur place sont marqués comme rendus. Chaque inscription suit alors le flux d’annulation habituel : avoir, e-mail au client, mise à jour de l’agenda. L’édition passe ensuite en pause, ce qui rend les places qu’elle retenait sur chaque journée. Les créneaux, eux, restent ouverts à la vente.

L’annulation est refusée dans deux cas : le stage a déjà commencé, ou l’une des inscriptions est dans un état figé. Le message nomme l’inscription en cause, à traiter depuis sa propre fiche avant de relancer l’annulation.

Supprimer l’édition n’est proposé que si aucune réservation ne l’a jamais visée, annulations comprises. Le stage disparaît alors purement et simplement, et ses créneaux restent ouverts aux plongeurs de passage.

Ce que le client voit

Une édition active se présente au public de trois façons.

Dans le catalogue, onglet « Événements » : une carte par édition, avec ses dates, le nombre de sorties, le prix par plongeur et les places restantes, ou la mention « Complet ». Une édition d’une seule journée affiche sa date seule.
Sur sa propre page, ouverte depuis la carte : le titre, la description et l’image de l’événement, le programme journée par journée (date, demi-journée, site), les places restantes et le prix. Le bouton « S’inscrire » mène au formulaire.
Dans le calendrier public, sous forme d’une barre posée sur ses journées, avec les places restantes. Le détail de cet affichage est décrit dans la page Le parcours de réservation.

Le client s’inscrit au stage entier, en une fois, au tarif annoncé. Il ne peut ni en retirer une journée, ni glisser une plongée ordinaire dans la même commande : un stage se réserve seul.

Une édition mise en pause, complète, ou dont la première journée est passée, n’accepte plus d’inscription. Un client qui arrive malgré tout sur son lien lit « Ce stage n’est plus ouvert à l’inscription » et repart du catalogue.

Une inscription vue depuis la réservation

L’inscription d’un élève est une réservation comme une autre, avec une particularité : elle couvre toutes les journées du stage, se paie une fois, et donne une facture à un seul article, au prix du stage. Sa fiche porte le bandeau « Inscription » suivi du nom de l’édition, avec un lien vers celle-ci.

Les sorties d’une inscription sont en lecture seule : on ne retire pas une journée à un seul élève, puisqu’une journée appartient au programme du stage. Pour changer le programme, passez par les gestes de l’édition décrits plus haut.