Glossaire

Cette page rassemble les mots que vous rencontrerez en utilisant Setpoint. Chaque terme est expliqué en langage courant, du point de vue du centre. Gardez-la sous la main : elle sert de référence rapide quand un libellé vous semble obscur.

Réservation et catalogue

Prestation

Une plongée ou une formation que vous proposez à la réservation (baptême, formation de niveau, exploration, plongée recycleur, etc.). Chaque prestation a un tarif et, le cas échéant, un niveau minimum requis. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des prestations et ajuster leurs tarifs à tout moment depuis l’administration.

Niveau de plongée

Le niveau que le plongeur déclare avoir (par exemple Niveau 1, Niveau 2…). Il sert à n’afficher que les prestations compatibles : un client ne pourra pas réserver une sortie qui exige un niveau supérieur au sien.

Recycleur (CCR)

Un type de matériel de plongée en circuit fermé. Setpoint distingue les plongées en circuit ouvert (CO) des plongées en recycleur (CCR) : elles n’obéissent pas aux mêmes règles de niveau, et la fiche de sécurité a besoin de l’information pour les gaz. En revanche, un plongeur en recycleur occupe une place comme un autre sur la jauge du créneau.

Créneau

Une demi-journée de plongée réservable (matin, après-midi ou nuit) à une date donnée. C’est l’unité que le client choisit après avoir sélectionné sa prestation.

Jauge (capacité d’un créneau)

Le nombre de places d’un créneau. Une place vaut un plongeur, quel que soit son matériel ; le moniteur ne compte pas. Les places restantes se mettent à jour à mesure que les réservations sont confirmées. La jauge se fixe sortie par sortie, depuis l’écran Créneaux.

Événement

Un produit vendu autrement qu’à la plongée : un stage, une formation, une journée à thème. L’événement porte le nom, la description et le tarif ; il ne porte pas de date. Ses dates vivent dans ses éditions.

Son tarif se règle de deux façons. À prix fixe, le prix annoncé couvre tout le stage. À supplément, le client choisit d’abord une prestation de base, à laquelle l’événement ajoute un supplément ; les règles de réservation (niveau requis, certificat médical…) sont alors celles de la prestation de base.

Édition

Une session datée d’un événement, sur une ou plusieurs journées : « le stage épaves du 12 au 16 mai ». Un même événement peut avoir plusieurs éditions dans l’année. L’édition porte les dates, le plafond pédagogique (le nombre d’élèves acceptés) et la liste de ses inscrits. Elle se compose et se gère depuis la fiche de l’événement. Côté public, elle se présente comme une carte au catalogue, une page portant son programme, et une barre posée sur ses journées dans le calendrier.

Journée porteuse

Le créneau sur lequel s’appuie une journée d’édition. Il reste un créneau ordinaire : sa jauge, son site, ses prestations autorisées et ses horaires se règlent normalement, et un plongeur de passage peut y réserver une plongée classique. L’édition y retient simplement un nombre de places, égal au plus grand des deux entre ses inscrits et son plafond.

Plafond pédagogique

Le nombre d’élèves qu’une édition accepte. Il sert à deux choses : il ferme les inscriptions une fois atteint, et il fixe le nombre de places que l’édition retient sur chacune de ses journées porteuses, dès sa création. Baisser le plafond rend les places inutilisées aux plongeurs de passage.

Inscription (par opposition à réservation)

Une réservation est l’achat d’une ou plusieurs sorties au catalogue, chacune avec sa prestation et son prix. Une inscription est l’achat d’une édition entière : elle couvre toutes ses journées, se paie une fois, et donne une facture à un seul article, au prix du stage. Sur la fiche d’une inscription, les sorties sont en lecture seule : on change le programme depuis l’édition, jamais élève par élève.

Code promo

Un code de réduction que vous créez dans l’administration et que le client saisit lors de sa réservation pour obtenir un avantage tarifaire.

Paiement et documents

Acompte et solde

Deux façons pour le client de payer. Avec l’acompte, il verse une partie du prix à la réservation ; sa place est immédiatement et définitivement réservée, et le solde (le montant restant) reste à régler avant la plongée. L’acompte est ferme et non remboursable. Le client peut payer le solde en ligne, ou vous pouvez l’encaisser sur place.

CACI (certificat médical)

Le certificat médical d’absence de contre-indication à la plongée. Chaque plongeur le dépose en ligne, en PDF, au moment de la réservation. C’est une donnée de santé : il est conservé de façon sécurisée puis supprimé automatiquement le lendemain de la plongée. Un client régulier peut choisir de le conserver dans son espace personnel (voir Espace client). Là où le certificat est exigé, il peut aussi être remplacé par une déclaration de santé (voir ci-dessous).

Déclaration de santé

L’alternative au dépôt d’un certificat médical, proposée au plongeur lorsque la prestation exige un certificat : il coche qu’il a répondu NON à toutes les questions du questionnaire de santé, consultable en un clic. Aucun document n’est alors transmis ni conservé, et la fiche de la réservation porte la date de la déclaration.

Espace client

Un espace personnel, accessible par un lien reçu par e-mail, où un client régulier conserve ses documents (certificat médical, attestation de niveau, assurance) pour les réutiliser d’une réservation à l’autre sans les redéposer. Détaillé dans la page Les documents réutilisables du client.

Facture et avoir

La facture est le document comptable émis automatiquement à chaque paiement validé (facture d’acompte, facture de solde, ou facture unique en cas de paiement intégral). Un avoir (facture annulée) est émis lorsqu’une réservation est annulée. Tous ces documents sont numérotés et envoyés par e-mail.

E-reporting

L’export des données de ventes au format attendu par l’administration fiscale, que vous générez depuis l’espace d’administration pour vos obligations déclaratives.

Automatismes et outils

Tâche planifiée

Une action que Setpoint exécute automatiquement, à un moment donné : créer les créneaux des prochains jours, envoyer le rappel de la veille, relancer un solde impayé, supprimer les certificats expirés, etc. Certaines de ces tâches peuvent aussi être déclenchées à la main depuis l’administration.