Documents clients

Vos clients réguliers déposent leurs documents dans leur espace personnel : certificat médical, attestations de niveau, attestation d’assurance. L’écran Documents clients est l’endroit où vous les relisez et où vous les validez, une fois pour toutes, au lieu de les redemander à chaque réservation. Cette page décrit la file de validation, la façon de la parcourir, ce que valider et refuser déclenchent, et la seconde liste des justificatifs joints aux réservations.

Le fonctionnement côté client, les durées de conservation et vos responsabilités de directeur de plongée sont décrits dans la page « Les documents réutilisables du client ».

Où le trouver : Administration → Documents clients.

La file de validation

L’écran s’ouvre directement sur les documents qui attendent votre décision. Tant qu’il en reste, leur nombre s’affiche à côté de l’onglet « À valider » : vous savez en arrivant ce qu’il vous reste à traiter, sans rien parcourir.

Quatre onglets filtrent la liste.

À valider : les documents déposés que personne n’a encore relus. C’est l’onglet par défaut.
Validés : ceux que vous avez acceptés.
Refusés : ceux que vous avez refusés, avec le motif que vous aviez indiqué.
Tous : l’ensemble, avec l’état de chaque document affiché sur sa ligne.

Une barre de recherche en haut de l’écran filtre par nom ou par adresse e-mail. Elle reste active quand vous passez d’un onglet à l’autre, et elle s’applique aussi à la seconde liste, plus bas.

Ce que montre chaque ligne

Une ligne par document, avec le nom de son propriétaire et son adresse e-mail, le type de document, la date à laquelle il a été déposé et sa période de validité.

La colonne « Déposé le » donne la date d’arrivée du document. C’est aussi l’ordre de la file : les documents à valider sont classés du plus ancien au plus récent, celui qui attend depuis trois semaines passe donc avant celui d’hier, et rien ne se perd au fond de la liste. Les autres onglets présentent d’abord ce que vous avez traité en dernier.

Sous le nom d’un certificat médical, une mention rappelle si le client a donné son accord pour que ce document soit conservé dans son espace. Un certificat sans accord est une anomalie qui mérite votre attention.

Valider ou refuser un document

Ouvrez d’abord le document : le bouton de consultation est toujours disponible, quel que soit son état. Les deux autres suivent l’état du document : un document déjà validé ne propose plus de le valider une seconde fois.

Valider enregistre votre décision. Rien n’est envoyé au client : le document est simplement en règle, et vous n’aurez plus à le relire à ses prochaines réservations.
Refuser demande un motif, obligatoire. Le client reçoit alors un e-mail lui indiquant que son document a été refusé, le motif que vous avez saisi et un lien vers son espace pour en déposer un autre. Le motif reste affiché sous le nom du document.

Un document que vous venez de traiter quitte la file « À valider » : il n’a plus à y figurer. Vous le retrouvez dans l’onglet correspondant à votre décision, ou dans « Tous ».

Chaque consultation, validation et refus est enregistré dans le journal d’accès aux documents, comme l’exige le traitement de données de santé.

Parcourir la liste page par page

Les listes se parcourent page par page, cinquante lignes à la fois, avec un compteur qui indique où vous en êtes et combien de documents la liste contient au total. Aucun plafond ne les tronque : vous atteignez chaque document, y compris celui dont vous ne connaissez pas le propriétaire et que la recherche ne vous permettrait donc pas de trouver.

Les deux listes de l’écran ont chacune leur propre pagination : tourner la page de l’une ne déplace pas l’autre.

Retrouver les documents d’un seul client

Le nom d’un client est cliquable un peu partout dans l’administration et ouvre sa fiche, qui affiche l’état de ses documents sans donner accès aux fichiers. Depuis cette fiche, le lien « Ouvrir dans Documents clients » vous amène ici, sur les seuls documents de ce client. C’est le chemin le plus court quand votre question porte sur une personne plutôt que sur la file du jour.

Les justificatifs joints aux réservations

Sous la file de validation, une seconde liste rassemble les attestations de niveau attachées aux réservations, les sorties les plus récentes d’abord. Elle indique le plongeur, son adresse e-mail, le niveau annoncé et la sortie concernée, et vous pouvez ouvrir chaque justificatif. Un plongeur qui a justifié deux niveaux y occupe deux lignes.

Cette liste est en consultation seule : ces justificatifs ne se valident pas. Seuls les documents de l’espace client, dans la liste du dessus, se valident. Ces justificatifs joints suivent d’ailleurs leur propre durée de vie : ils sont supprimés un mois après la dernière sortie de la réservation, comme l’explique la page « Les documents réutilisables du client ».

Les certificats médicaux joints à une réservation ne figurent pas ici : ce sont des données de santé, et ils se consultent depuis la réservation qui les porte.