Créneaux et capacité

Les créneaux sont les briques de votre planning : ce sont les demi-journées sur lesquelles vos plongeurs viennent réserver. Chaque journée est découpée en demi-journées : le matin, l’après-midi et la nuit, avec des horaires affichés à vos clients. Cette page couvre le planning mensuel, la création d’un créneau, la génération automatique, le fonctionnement de la capacité, et la distinction entre désactiver un créneau et l’annuler lorsqu’il porte déjà des réservations.

Le planning mensuel des sorties

L’écran Créneaux se présente comme un calendrier du mois. Chaque sortie y apparaît sous forme de pastille sur sa journée : vous repérez d’un coup d’œil le matin, l’après-midi et la nuit, le site, et le remplissage du créneau. Une navigation en haut de l’écran vous fait passer d’un mois à l’autre, et un bandeau récapitule le mois (nombre de sorties, places occupées, créneaux complets).

Les premiers et les derniers jours de la grille appartiennent au mois voisin : ils sont grisés et bordés de pointillés. Ils affichent quand même leurs sorties, pour que vous lisiez d’un seul tenant une semaine à cheval sur deux mois, la fin juillet par exemple quand vous consultez août. Le bandeau récapitulatif, lui, ne compte que le mois affiché. Cliquez sur l’un de ces jours et vous basculez sur son mois.

Où le trouver : Administration → Créneaux.

Cliquez sur une journée pour la sélectionner : un panneau du jour s’ouvre sur le côté et liste ses sorties, une par une. C’est depuis ce panneau que vous travaillez chaque créneau : ses prestations réservables, sa capacité, sa mise en avant, sa désactivation, sa modification ou sa suppression. Sur une journée sans sortie, un bouton d’ajout ouvre la création avec la date déjà remplie.

Le panneau du jour propose aussi deux gestes qui font gagner du temps :

Dupliquer une journée : reportez toute la structure d’une journée sur une autre date. La copie reprend les sites, les demi-journées, la jauge, les prestations autorisées, les certifications demandées, la validation manuelle et les notes ; elle ne reprend pas les réservations, ni la fiche de sécurité, ni la mise en avant, ni un éventuel horaire personnalisé (un décalage ponctuel ne concerne que le jour d’origine). Une demi-journée déjà occupée sur la date cible est ignorée, et vous en êtes prévenu avant de valider.
Créer la fiche de sécurité : lancez la fiche de sécurité de la sortie directement depuis son créneau, pré-remplie avec les plongeurs déjà inscrits. Si une fiche existe déjà, le même bouton vous y emmène.

Créer un créneau manuellement

La plupart du temps, vous n’aurez pas à créer vos créneaux à la main : ils sont générés automatiquement (voir plus bas). La création manuelle reste utile pour ajouter une demi-journée exceptionnelle ou ajuster votre planning.

Où la trouver : Administration → Créneaux.

Ouvrez l’écran Créneaux et repérez la journée voulue dans le calendrier.
Utilisez le bouton d’ajout (« Nouvelle sortie », ou le bouton d’ajout de la journée) et choisissez la date et la demi-journée (matin, après-midi ou nuit).
Saisissez la jauge du créneau, c’est-à-dire son nombre de places (voir la section dédiée plus bas). Le champ est obligatoire.
Enregistrez. Le créneau apparaît dans votre planning et devient réservable en ligne (sous réserve du délai de réservation).

Depuis le panneau du jour, vous pouvez aussi modifier ou supprimer un créneau existant. La fenêtre « Modifier » reprend tous les champs disponibles à la création, déjà remplis avec les valeurs actuelles du créneau : le site, les prestations autorisées, la mise en avant, la jauge et la validation manuelle, ainsi que les notes. La date et la demi-journée ne se changent pas depuis cette fenêtre : pour déplacer une sortie vers une autre date, utilisez le geste « Déplacer les réservations » du panneau du jour. Resserrer la liste des prestations autorisées ne remet pas en cause les réservations déjà prises, elles restent valables ; seules les nouvelles réservations suivent la liste mise à jour.

Décaler l’horaire d’une sortie

La fenêtre de création ou de modification d’un créneau propose aussi un champ « Horaire personnalisé » (début et fin), pratique pour tenir compte d’un imprévu ponctuel comme la météo ou la marée. Renseignez les deux heures pour remplacer, pour cette seule sortie, les horaires habituels de la demi-journée ; laissez les deux champs vides pour revenir aux horaires réglés dans Réglages.

Cet horaire personnalisé s’affiche partout où figure l’horaire de la sortie : sur le site de réservation, dans l’administration, dans le fichier d’agenda que vos clients téléchargent, et dans l’événement synchronisé avec votre agenda Google. Si la sortie porte déjà des réservations confirmées ou avec acompte versé, changer son horaire déclenche l’envoi automatique d’un e-mail à chaque client concerné (celui qui a payé et chaque participant), rappelant l’ancien horaire et le nouveau.

Une sortie qui porte une journée de stage se modifie comme n’importe quelle autre : sa jauge, son site, ses prestations autorisées et ses horaires restent entre vos mains (voir « Les journées porteuses d’un stage », plus bas).

Génération automatique des créneaux

Pour vous éviter de saisir vos demi-journées une par une chaque semaine, Setpoint crée automatiquement, chaque nuit, les créneaux des prochains jours sur une fenêtre glissante (par défaut, les deux prochaines semaines). Vous n’avez donc rien à faire au quotidien : le planning se remplit à l’avance.

La génération automatique ne crée que le matin et l’après-midi. Une sortie de nuit reste un geste volontaire : vous la créez à la main, sur la date qui vous convient.

Vous choisissez les jours de la semaine à générer. Ce réglage se trouve sur l’écran des périodes de fermeture, accessible depuis l’écran Créneaux : cochez les jours souhaités (par exemple vendredi, samedi et dimanche seulement). Les jours non cochés ne sont pas générés. Si vous ne cochez aucun jour, la génération automatique est en pause et vous créez vos créneaux à la main.

Cette génération tient compte de vos périodes de fermeture : aucun créneau n’est créé sur une période où vous êtes fermé.

La jauge d’un créneau

Chaque créneau porte une jauge : son nombre de places. Une place vaut un plongeur, quel que soit son matériel. Un plongeur en recycleur occupe donc une place, comme un plongeur en circuit ouvert.

Vous fixez la jauge sortie par sortie, selon le bateau et l’encadrement dont vous disposez ce jour-là. À la création du créneau, saisissez-la dans le champ « Jauge (places) » : il est obligatoire et n’est pas pré-rempli, puisque le nombre de places dépend de la sortie. Ensuite, elle se modifie dans le panneau du jour de l’écran Créneaux : cliquez sur la jauge de la sortie et saisissez la nouvelle valeur.

Une jauge inférieure au nombre de places déjà réservées est refusée, avec un message qui rappelle ce nombre. Pour descendre plus bas, annulez ou déplacez d’abord les réservations en trop.

Une jauge par défaut, réglable depuis l’écran Réglages, s’applique aux seules sorties ouvertes sans qu’on vous demande le nombre : celles de la génération automatique, et celle qu’une réservation saisie à la main ouvre sur une date encore vide.

Les journées porteuses d’un stage

Quand vous composez une édition d’un événement (un stage sur plusieurs journées, une formation, une journée à thème), chacune de ses dates s’appuie sur un créneau de votre planning : ce créneau devient une journée porteuse. Il ne change pas de nature pour autant. Sa jauge, son site, ses prestations autorisées, ses certifications demandées et ses horaires se règlent comme sur n’importe quelle autre sortie, et un plongeur de passage peut y réserver une plongée classique.

Dans le panneau du jour, une journée porteuse affiche une puce par édition qui s’y déroule, de la forme « Stage épaves · 3 élèves · 6 réservées » :

le premier nombre est le nombre d’élèves inscrits au stage ;
le second est le nombre de places que le stage retient sur cette sortie, c’est-à-dire le plus grand des deux entre les inscrits et le plafond pédagogique de l’édition.

C’est ce second nombre qui manque aux plongeurs de passage. Pour leur en rendre, baissez le plafond de l’édition depuis la fiche de l’événement. Un clic sur la puce vous y emmène.

Fermer, supprimer ou annuler une journée porteuse

Désactiver un créneau porteur d’une édition active est refusé : les élèves inscrits garderaient une journée que le club n’ouvre plus. Retirez d’abord la journée depuis l’édition, ou mettez l’édition en pause.
Supprimer un créneau porteur retire cette journée du programme du stage. La suppression sèche s’arrête dès qu’une réservation active se trouve sur le créneau : c’est le geste d’annulation ci-dessous qui s’occupe des inscrits. Si c’est la dernière journée de l’édition, la suppression est refusée : c’est l’édition qu’il faut supprimer ou annuler, depuis la fiche de l’événement.
Annuler un créneau qui porte des inscrits retire la journée de l’édition et de toutes ses inscriptions, sans mouvement d’argent, puisqu’un stage se vend au forfait. La fenêtre de confirmation nomme l’édition concernée, annonce cet effet ligne par ligne et n’affiche aucune option de remboursement, puisqu’il n’y a rien à rembourser. Le motif que vous saisissez est envoyé aux inscrits.

Le détail des éditions, de leur plafond et de leurs gestes est décrit sur la page Événements et éditions.

Les sites de plongée

Chaque créneau peut être associé à un site de plongée. Les sites se gèrent depuis l’écran « Sites de plongée » de l’administration : nom, description, une profondeur minimale et maximale, l’option DPV, statut actif, ordre d’affichage et photo. Le site associé apparaît sur la carte du créneau côté client, notamment dans la vue Calendrier et sa présentation « Par site ».

La case DPV du site sert de réglage par défaut : à la création ou à la modification d’un créneau, « DPV possible sur ce créneau » est pré-cochée en fonction du site choisi, et vous pouvez l’ajuster pour cette sortie précise sans changer le réglage du site (voir la page Sites de plongée).

Les prestations réservables sur un créneau

Les prestations que vous pouvez proposer un jour donné dépendent souvent de l’encadrement disponible : le nombre de moniteurs, la sécurité de surface, les conditions du moment. Setpoint vous laisse donc choisir, créneau par créneau, quelles prestations sont réservables dessus.

Où le régler : Administration → Créneaux, dans le panneau du jour, sur le créneau concerné (« Prestations autorisées »), ou au moment de créer le créneau.

Si vous ne sélectionnez aucune prestation, tout votre catalogue reste réservable sur ce créneau. C’est le comportement par défaut, adapté à la plupart des sorties.
Dès que vous en sélectionnez une ou plusieurs, seules celles-ci sont proposées à la réservation sur ce créneau. Les autres n’apparaissent pas.

Côté client, une prestation écartée d’un créneau n’y est pas proposée, et le créneau apparaît non réservable pour cette prestation dans le tunnel de réservation. Cette limite est aussi contrôlée au moment du paiement : une tentative de réserver une prestation non autorisée sur le créneau est refusée. Dans une réservation qui couvre plusieurs sorties, chaque sortie est vérifiée sur son propre créneau, avec la prestation vendue dessus : le refus nomme la journée en cause, que le client retire d’un clic pour régler les autres.

Les certifications demandées sur une sortie

En plus des niveaux acceptés, qui se règlent sur chaque prestation (voir la page Prestations), une sortie peut demander à ses plongeurs des qualifications précises : le Nitrox confirmé, le Trimix, un recycleur particulier. Ces certifications s’ajoutent aux niveaux acceptés sans les remplacer, et s’affichent aux clients à titre d’information, sans jamais empêcher une réservation.

Où les régler : Administration → Créneaux, dans le panneau du jour, sur le créneau concerné (« Certifications demandées »).

Si vous ne sélectionnez aucune certification, la sortie n’en demande pas.
Dès que vous en sélectionnez une ou plusieurs, elles apparaissent sur la carte du créneau côté client, dans le formulaire de réservation, puis dans l’e-mail de confirmation et le rappel de sortie, sous « À apporter ». Chaque certification listée est demandée en plus des niveaux acceptés.

Côté plongeur, les justificatifs se déposent pendant la réservation, un par niveau, et une case « Je déclare détenir les niveaux et certifications demandés pour cette sortie » engage sa parole. Setpoint affiche et fait constater, il ne décide jamais : sur la fiche d’une réservation, ce que la sortie demandait et ce que le plongeur a déposé sont affichés côte à côte, à vous de juger.

Soumettre un créneau à validation

Certaines sorties demandent un accord de votre part avant d’être fermes : une exploration profonde, un groupe déjà chargé, une prestation qui dépend d’un encadrant précis. La case « Réservation soumise à validation », dans la fenêtre de création ou de modification d’un créneau, sert à cela : sur ce créneau, le client paie normalement en ligne, mais sa réservation reste en attente de votre décision.

Où la régler : Administration → Créneaux, dans la fenêtre « Nouvelle sortie » ou « Modifier ».

Dans le panneau du jour, les créneaux concernés portent la mention « Validation requise », à côté de la demi-journée. Le réglage vaut pour ce créneau seulement, et la duplication d’une journée le recopie sur les dates cibles.

Côté client, la carte du créneau annonce « Réservation soumise à validation par le club », et le tunnel de réservation le répète avant le paiement : le client sait qu’il paie maintenant, que le club confirme ensuite, et qu’un refus lui rend l’intégralité de son règlement. Le traitement de ces demandes est décrit dans Gérer les réservations.

Les créneaux complets restent affichés

Lorsqu’un créneau atteint sa capacité, il ne disparaît pas du site : il reste visible pour vos clients, mais marqué « Complet » et non réservable. Vos plongeurs voient ainsi que la sortie existe bien mais qu’elle est pleine, plutôt que d’avoir l’impression qu’il n’y a rien ce jour-là.

Les périodes de fermeture

Pour vos congés, vacances ou tout autre arrêt d’activité, vous définissez des périodes de fermeture. Pendant ces périodes, aucun créneau n’est généré, donc rien n’est réservable.

Où les trouver : Administration → Créneaux.

Ouvrez l’écran Créneaux et accédez aux périodes de fermeture.
Indiquez la date de début et la date de fin de la fermeture.
Ajoutez si vous le souhaitez une raison (par exemple « Vacances d’été »), à titre de mémo interne.
Enregistrez. La période est prise en compte pour la génération automatique des créneaux.

Sur le calendrier public, les journées couvertes par une période de fermeture affichent une carte « Fermeture du club » : vos clients voient que le centre est fermé ce jour-là, sans plus de détail. La raison que vous avez saisie reste strictement interne : elle ne s’affiche jamais côté client, quel que soit son contenu.

Désactiver ou annuler un créneau

Selon que le créneau porte ou non des réservations, vous disposez de deux gestes très différents, qu’il faut bien distinguer.

Désactiver un créneau masque le créneau pour qu’il ne soit plus réservable, sans toucher à quoi que ce soit d’autre. Le geste est réversible : vous pouvez réactiver le créneau à tout moment. C’est l’option à privilégier quand vous voulez simplement retirer temporairement une demi-journée de la vente. Seule exception : un créneau qui porte une journée de stage active ne se désactive pas (voir « Les journées porteuses d’un stage »).

Annuler (supprimer) un créneau qui a des réservations est une opération en cascade et irréversible. Elle porte sur la sortie, et son effet sur une réservation dépend du nombre de sorties que celle-ci contient :

une réservation qui porte plusieurs sorties perd seulement celle-ci et garde les autres. Son montant est réduit de la part de cette sortie, un avoir est émis pour cette part, et le client reçoit un e-mail lui indiquant que cette journée est annulée et que le reste du séjour est maintenu ;
une réservation dont c’était la seule sortie est annulée entièrement, avec son e-mail d’annulation et sa facture d’annulation.

Avant de confirmer, la fenêtre liste les réservations du créneau et indique pour chacune ce qui va lui arriver. Comme pour l’annulation d’une réservation isolée (voir Gérer les réservations), vous choisissez à cette occasion si les paiements Stripe des réservations concernées doivent être remboursés. L’agenda est mis à jour, puis le créneau est supprimé.

Déplacer les réservations plutôt que supprimer le créneau

La fenêtre qui s’ouvre sur un créneau réservé offre une alternative à la suppression : déplacer ses réservations vers un ou plusieurs autres créneaux. Aucun paiement n’est touché, ni le montant, ni la facture, ni l’encaissement.

Le déplacement porte sur la sortie, pas sur la réservation entière : un plongeur qui avait réservé cinq journées ne voit bouger que celle-là. Le créneau d’arrivée est vérifié avant l’écriture : il lui faut la place nécessaire, la compatibilité avec ce qui y est déjà réservé, et il doit autoriser la prestation vendue sur cette sortie précise. Déplacer une sortie sur un créneau où la même réservation est déjà inscrite est refusé, jamais fusionné.

Le même geste existe sortie par sortie sur la fiche d’une réservation, avec le bouton « Reporter… » : voir Gérer les réservations.