Créneaux et capacité

Les créneaux sont les briques de votre planning : ce sont les demi-journées sur lesquelles vos plongeurs viennent réserver. Chaque journée est découpée en deux demi-journées, le matin et l’après-midi, avec des horaires affichés à vos clients. Cette page couvre le planning mensuel, la création d’un créneau, la génération automatique, le fonctionnement de la capacité, et la distinction entre désactiver un créneau et l’annuler lorsqu’il porte déjà des réservations.

Le planning mensuel des sorties

L’écran Créneaux se présente comme un calendrier du mois. Chaque sortie y apparaît sous forme de pastille sur sa journée : vous repérez d’un coup d’œil le matin et l’après-midi, le site, et le remplissage du créneau. Une navigation en haut de l’écran vous fait passer d’un mois à l’autre, et un bandeau récapitule le mois (nombre de sorties, places occupées, créneaux complets).

Où le trouver : Administration → Créneaux.

Cliquez sur une journée pour la sélectionner : un panneau du jour s’ouvre sur le côté et liste ses sorties, une par une. C’est depuis ce panneau que vous travaillez chaque créneau : ses prestations réservables, sa capacité, sa mise en avant, sa désactivation, sa modification ou sa suppression. Sur une journée sans sortie, un bouton d’ajout ouvre la création avec la date déjà remplie.

Le panneau du jour propose aussi deux gestes qui font gagner du temps :

Dupliquer une journée : reportez toute la structure d’une journée sur une autre date. La copie reprend les sites, les demi-journées, le mode de capacité, les prestations autorisées et les notes ; elle ne reprend pas les réservations, ni la fiche de sécurité, ni la mise en avant. Une demi-journée déjà occupée sur la date cible est ignorée, et vous en êtes prévenu avant de valider.
Créer la fiche de sécurité : lancez la fiche de sécurité de la sortie directement depuis son créneau, pré-remplie avec les plongeurs déjà inscrits. Si une fiche existe déjà, le même bouton vous y emmène.

Créer un créneau manuellement

La plupart du temps, vous n’aurez pas à créer vos créneaux à la main : ils sont générés automatiquement (voir plus bas). La création manuelle reste utile pour ajouter une demi-journée exceptionnelle ou ajuster votre planning.

Où la trouver : Administration → Créneaux.

Ouvrez l’écran Créneaux et repérez la journée voulue dans le calendrier.
Utilisez le bouton d’ajout (« Nouvelle sortie », ou le bouton d’ajout de la journée) et choisissez la date et la demi-journée (matin ou après-midi).
Choisissez le mode de capacité du créneau (voir la section dédiée plus bas) ; ce mode détermine quels plongeurs il accepte et sa capacité.
Enregistrez. Le créneau apparaît dans votre planning et devient réservable en ligne (sous réserve du délai de réservation).

Depuis le panneau du jour, vous pouvez aussi modifier ou supprimer un créneau existant.

Génération automatique des créneaux

Pour vous éviter de saisir vos demi-journées une par une chaque semaine, Setpoint crée automatiquement, chaque nuit, les créneaux des prochains jours sur une fenêtre glissante (par défaut, les deux prochaines semaines). Vous n’avez donc rien à faire au quotidien : le planning se remplit à l’avance.

Vous choisissez les jours de la semaine à générer. Ce réglage se trouve sur l’écran des périodes de fermeture, accessible depuis l’écran Créneaux : cochez les jours souhaités (par exemple vendredi, samedi et dimanche seulement). Les jours non cochés ne sont pas générés. Si vous ne cochez aucun jour, la génération automatique est en pause et vous créez vos créneaux à la main.

Cette génération tient compte de vos périodes de fermeture : aucun créneau n’est créé sur une période où vous êtes fermé.

Le mode de capacité d’un créneau

Chaque créneau a un mode qui définit quels plongeurs il accepte et donc sa capacité. Vous le choisissez créneau par créneau, depuis l’écran Créneaux, parmi trois options.

Mixte : le créneau accepte aussi bien des plongeurs en circuit ouvert que des plongeurs recycleur (CCR). Sa capacité se calcule en « unités » (voir ci-dessous).
CCR uniquement : le créneau est réservé aux plongeurs recycleur. Il accueille au maximum 6 plongeurs recycleur.
Circuit ouvert uniquement : le créneau est réservé aux plongeurs en circuit ouvert. Il accueille au maximum 8 plongeurs, et les plongeurs recycleur y sont refusés.

Les nombres de capacité indiqués ci-dessus sont des valeurs par défaut. Vous pouvez les ajuster, ainsi que le mode appliqué par défaut aux créneaux générés automatiquement, depuis l’écran Réglages.

Les sites de plongée

Chaque créneau peut être associé à un site de plongée. Les sites se gèrent depuis l’écran « Sites de plongée » de l’administration : nom, description, profondeur maximale, statut actif, ordre d’affichage et photo. Le site associé apparaît sur la carte du créneau côté client, notamment dans la vue Calendrier et sa présentation « Par site ».

Les prestations réservables sur un créneau

Les prestations que vous pouvez proposer un jour donné dépendent souvent de l’encadrement disponible : le nombre de moniteurs, la sécurité de surface, les conditions du moment. Setpoint vous laisse donc choisir, créneau par créneau, quelles prestations sont réservables dessus.

Où le régler : Administration → Créneaux, dans le panneau du jour, sur le créneau concerné (« Prestations autorisées »), ou au moment de créer le créneau.

Si vous ne sélectionnez aucune prestation, tout votre catalogue reste réservable sur ce créneau. C’est le comportement par défaut, adapté à la plupart des sorties.
Dès que vous en sélectionnez une ou plusieurs, seules celles-ci sont proposées à la réservation sur ce créneau. Les autres n’apparaissent pas.

Côté client, une prestation écartée d’un créneau n’y est pas proposée, et le créneau apparaît non réservable pour cette prestation dans le tunnel de réservation. Cette limite est aussi contrôlée au moment du paiement : une tentative de réserver une prestation non autorisée sur le créneau est refusée.

Comprendre la capacité

La capacité protège la sécurité et le confort de vos sorties. Elle se compte différemment selon le mode du créneau.

Créneau mixte : au maximum 8 unités, réparties ainsi :

1 plongeur en circuit ouvert = 1 unité
1 plongeur recycleur = 2 unités

Un créneau mixte peut donc accueillir, par exemple, 8 plongeurs en circuit ouvert, ou 4 plongeurs recycleur, ou encore un mélange (par exemple 6 plongeurs en circuit ouvert et 1 plongeur recycleur, soit 6 + 2 = 8 unités).

Créneau CCR uniquement : au maximum 6 plongeurs recycleur. Chaque plongeur compte pour une place.

Créneau circuit ouvert uniquement : au maximum 8 plongeurs en circuit ouvert. Chaque plongeur compte pour une place, et les plongeurs recycleur ne peuvent pas y réserver.

Les créneaux complets restent affichés

Lorsqu’un créneau atteint sa capacité, il ne disparaît pas du site : il reste visible pour vos clients, mais marqué « Complet » et non réservable. Vos plongeurs voient ainsi que la sortie existe bien mais qu’elle est pleine, plutôt que d’avoir l’impression qu’il n’y a rien ce jour-là.

Les périodes de fermeture

Pour vos congés, vacances ou tout autre arrêt d’activité, vous définissez des périodes de fermeture. Pendant ces périodes, aucun créneau n’est généré, donc rien n’est réservable.

Où les trouver : Administration → Créneaux.

Ouvrez l’écran Créneaux et accédez aux périodes de fermeture.
Indiquez la date de début et la date de fin de la fermeture.
Ajoutez si vous le souhaitez une raison (par exemple « Vacances d’été »), à titre de mémo interne.
Enregistrez. La période est prise en compte pour la génération automatique des créneaux.

Désactiver ou annuler un créneau

Selon que le créneau porte ou non des réservations, vous disposez de deux gestes très différents, qu’il faut bien distinguer.

Désactiver un créneau masque le créneau pour qu’il ne soit plus réservable, sans toucher à quoi que ce soit d’autre. Le geste est réversible : vous pouvez réactiver le créneau à tout moment. C’est l’option à privilégier quand vous voulez simplement retirer temporairement une demi-journée de la vente.

Annuler (supprimer) un créneau qui a des réservations est une opération en cascade et irréversible : toutes les réservations rattachées à ce créneau sont annulées, avec l’envoi des e-mails correspondants, l’émission des factures d’annulation et la mise à jour de l’agenda, puis le créneau est supprimé.