Gérer les réservations

L’écran des réservations sert à piloter votre activité au quotidien. Vous y retrouvez toutes les réservations, les coordonnées des plongeurs, l’état de chaque paiement, et vous y effectuez les gestes courants : valider une demande en attente, encaisser un solde, annuler une sortie, renvoyer une facture ou un e-mail de confirmation.

Consulter les réservations et les participants

À l’ouverture, la liste affiche les réservations à venir, la plus proche en tête. Le filtre « Historique » affiche l’ensemble des réservations, passées comprises, et d’autres filtres aident à cibler une recherche (par date, par statut, ou selon l’avis laissé par le client). Au-delà de 500 résultats, la liste s’arrête aux 500 réservations les plus récentes et un bandeau invite à affiner les filtres. En ouvrant une réservation, vous accédez à sa fiche détaillée :

• les coordonnées du client,
• la liste des participants, avec pour chacun le niveau déclaré, l’attestation de niveau et l’éventuel message libre laissé lors de la réservation,
• le certificat médical (CACI) lorsqu’il a été fourni, ou la mention « Déclaration de santé du » suivie d’une date lorsque le plongeur a coché la déclaration de santé au lieu de déposer un certificat,
• le bloc « Sorties », qui résume la réservation (« 3 sorties · 2 prestations ») et liste chaque sortie avec sa date, sa demi-journée, la prestation vendue dessus, le site et un lien direct vers son créneau,
• la facture,
• le statut de la réservation et l’avis éventuel du client.

Où la trouver

Administration → Réservations.

Marche à suivre

1. Ouvrez Administration → Réservations.
2. Utilisez les filtres (« À venir », « Historique », date, statut, avis) pour cibler la réservation recherchée.
3. Cliquez sur une réservation pour ouvrir sa fiche détaillée et consulter les participants, les documents et le statut.

Valider les documents des clients réguliers

Un client régulier peut conserver ses documents (certificat médical, attestation de niveau, assurance) dans un espace personnel et les réutiliser à chaque réservation, plutôt que de les redéposer. De votre côté, vous validez une fois le certificat médical d’un tel client : vous n’avez plus à le relire lors de ses réservations suivantes, où le document validé est réutilisé et rattaché à la sortie. La validation peut noter d’éventuelles restrictions.

Deux points restent de votre responsabilité : Setpoint n’affiche jamais la mention « apte » (valider un document atteste qu’il est en règle, pas que le plongeur est en forme le jour J), et le directeur de plongée conserve son devoir de vérification et son droit de s’opposer à une mise à l’eau. Le fonctionnement complet de cet espace est décrit dans la page Les documents réutilisables du client.

Comprendre les statuts d’une réservation

Chaque réservation porte un statut qui indique où elle en est :

Statut	Signification
En attente de paiement	Le paiement en ligne est ouvert, la place est retenue pendant 30 minutes.
Acompte versé	L’acompte a été encaissé, la place est définitivement réservée, le solde reste dû.
Confirmée	Le paiement intégral a été reçu et la facture est émise.
Complétée	La plongée a eu lieu.
Annulée	La réservation a été annulée.

Valider les réservations en attente

Sur un créneau que vous avez coché « Réservation soumise à validation » (voir Créneaux et capacité), le client paie en ligne comme d’habitude, mais sa réservation attend votre accord. Elle occupe déjà sa place dans la jauge du créneau, pour que personne ne la prenne pendant que vous décidez.

Tant qu’une décision est attendue, un bandeau « Réservations en attente de confirmation » s’affiche en haut de la liste des réservations, avec le nombre de demandes et une ligne par réservation (date, demi-journée, prestation, client, montant). Le bandeau disparaît dès que tout est traité. Sur la fiche d’une réservation concernée, une pastille indique où elle en est : En attente, Validée ou Refusée.

• Approuver confirme la réservation et envoie au client l’e-mail de confirmation définitive.
• Refuser rembourse intégralement le client et annule la réservation : les paiements en ligne sont remboursés par Stripe, les encaissements reçus en main propre sont notés comme rendus (c’est à vous de restituer l’argent), une facture d’annulation est émise et l’e-mail d’annulation part aux participants avec le motif que vous avez saisi.

Côté client, l’écran et l’e-mail qui suivent le paiement annoncent que le règlement est bien reçu mais que l’inscription reste soumise à votre validation, et qu’un refus donne lieu à un remboursement intégral. La confirmation définitive n’arrive qu’une fois la réservation approuvée. Cet e-mail part aussi en copie à l’adresse de contact du centre : la demande à traiter arrive donc dans votre boîte.

Où la trouver

Administration → Réservations → bandeau « Réservations en attente de confirmation », ou fiche de la réservation → Approuver / Refuser.

Marche à suivre

1. Ouvrez Administration → Réservations.
2. Dans le bandeau des réservations en attente, cliquez sur la demande à traiter.
3. Sur la fiche, choisissez Approuver ou Refuser.
4. En cas de refus, saisissez si besoin le motif communiqué au client, puis confirmez.
5. Le résultat s’affiche sur la fiche, avec le montant remboursé s’il y a lieu.

Un refus rend l’argent et ne se rattrape pas

Refuser annule la réservation et rembourse la totalité de ce que le client a réglé. Pour revenir en arrière, il faut refaire une réservation et un paiement. Si le remboursement échoue, rien n’est annulé : la réservation reste en attente et vous pouvez réessayer une fois le problème réglé.

Acompte et solde

Au moment de réserver, le client peut payer de deux façons : la totalité en une fois, ou un acompte suivi du solde réglé plus tard. Le choix de l’acompte n’est proposé que si vous l’avez activé dans les Réglages (voir la page dédiée).

Lorsque le client choisit l’acompte, sa place est immédiatement réservée et conservée jusqu’à la plongée. La réservation passe alors au statut Acompte versé, et le solde restant apparaît clairement sur sa fiche.

L’acompte est ferme et non remboursable

Une fois l’acompte encaissé, la place est gardée et le total reste dû. Il n’y a pas de libération automatique de la place ni de remboursement de l’acompte. Le client est relancé pour le solde avant la date de la plongée.

Régler le solde

Le solde peut être réglé de deux manières :

• En ligne, par le client. La page de confirmation et l’e-mail de confirmation comportent un bouton « Payer le solde », qui mène à une page de paiement par carte pour le montant restant. Dès le paiement validé, la réservation passe en Confirmée et la facture de solde est générée automatiquement.
• Sur place, par vous. Depuis la fiche d’une réservation au statut Acompte versé, le bouton « Encaisser le solde » vous permet de choisir le moyen de paiement reçu (espèces, carte bancaire en présentiel, chèques-vacances ANCV, virement bancaire), d’enregistrer le règlement et de générer la facture de solde dans la foulée.

Encaisser un solde n’est jamais silencieux

« Encaisser le solde » enregistre un mouvement d’argent réel et émet une facture de solde. Vérifiez le moyen de paiement et le montant avant de valider : ce geste fait passer la réservation en Confirmée.

Relance automatique du solde

Vous n’avez pas à courir après les soldes impayés : trois jours avant la date de la plongée, un e-mail de relance est envoyé automatiquement aux clients dont le solde n’est pas encore réglé. Cet e-mail rappelle le montant dû et la date de la plongée, et inclut le lien « Payer le solde ». La relance n’est envoyée qu’une seule fois par réservation.

Retirer ou reporter une seule sortie

Quand une réservation couvre plusieurs sorties, l’imprévu ne porte souvent que sur l’une d’elles : la météo annule le mardi, le reste du séjour tient. Le bloc « Sorties » de la fiche propose donc deux gestes par sortie, qui laissent les autres intactes.

Retirer une sortie la sort de la réservation et en réduit le montant de la part correspondante. L’avoir de cette part est émis, et la fenêtre affiche avant confirmation le montant de l’avoir et le remboursement possible au plus, recalculés au moment du retrait. Vous décidez ensuite du sort du trop-perçu (remboursement en ligne, ou simple mention que vous avez rendu l’argent vous-même), vous choisissez de prévenir ou non le client par e-mail, et vous pouvez saisir un motif. La sortie retirée reste affichée sur la fiche, barrée et datée : rien ne disparaît de l’historique.

Reporter une sortie la déplace sur un autre créneau. Aucun mouvement d’argent : le montant, la facture et le paiement ne changent pas. La liste ne propose que des créneaux existants, avec leur remplissage, et jamais un créneau où la réservation est déjà inscrite. Pour reporter sur une date qui n’a pas encore de sortie, créez d’abord le créneau depuis Administration → Créneaux, puis revenez ici.

Où le trouver

Administration → Réservations → fiche de la réservation → bloc « Sorties » → Retirer… ou Reporter… sur la ligne concernée.

Marche à suivre

1. Ouvrez la fiche de la réservation et repérez la sortie concernée dans le bloc « Sorties ».
2. Cliquez sur Retirer… ou sur Reporter….
3. Pour un retrait, vérifiez l’avoir annoncé, choisissez les options de remboursement et de notification, saisissez si besoin un motif, puis confirmez.
4. Pour un report, choisissez le créneau d’arrivée dans la liste, puis confirmez.
5. La fiche se met à jour : le montant, la liste des sorties et les documents reflètent le geste.

Quand ces gestes ne sont pas proposés

Une réservation garde toujours au moins une sortie : la dernière ne se retire pas, il faut annuler la réservation entière (voir ci-dessous). Le retrait n’est pas proposé non plus sur une réservation encore en attente de paiement, ni sur une sortie déjà passée, ni sur une réservation dont le paiement est figé : dans ces cas, il n’y a rien à créditer ou rien de fiable à recalculer.

Annuler une réservation

En cas d’imprévu, vous pouvez annuler une réservation depuis sa fiche. Vous pouvez y joindre une note interne pour garder la trace de la raison. L’annulation génère une facture d’annulation (un avoir, portant le filigrane « ANNULÉE ») et envoie un e-mail aux participants avec le motif et le lien vers cette facture.

Au moment d’annuler, vous choisissez ce qu’il advient de l’argent déjà encaissé :

• Rembourser les paiements Stripe (cochée par défaut) : le client est remboursé directement, pour la totalité de ce qu’il a payé en ligne. Il n’y a pas de remboursement partiel. Un nouvel avoir de remboursement est émis automatiquement et le remboursement apparaît dans l’historique des paiements de la réservation.
• Marquer les encaissements manuels comme remboursés hors application : pour un règlement reçu en espèces, par virement, chèques-vacances ou carte en présentiel, cette case note seulement que vous avez rendu l’argent vous-même ; Setpoint n’y déclenche aucun mouvement.

Sans case cochée, aucun remboursement n’est effectué : les sommes restent encaissées.

Un remboursement fait depuis le tableau de bord Stripe est aussi pris en compte

Si vous remboursez un client directement depuis votre tableau de bord Stripe, ce remboursement est automatiquement répercuté sur la réservation et son historique de paiements, même sans passer par Setpoint.

Si le remboursement échoue, rien n’est annulé

La réservation n’est annulée que si le remboursement demandé a bien été effectué. Si Stripe le refuse, la réservation garde son statut d’origine et le message affiché vous l’indique : il ne reste plus qu’à réessayer une fois le problème réglé.

Où la trouver

Administration → Réservations → fiche de la réservation → Annuler.

Marche à suivre

1. Ouvrez Administration → Réservations et sélectionnez la réservation concernée.
2. Cliquez sur Annuler.
3. Saisissez si besoin une note interne expliquant le motif.
4. Choisissez les options de remboursement souhaitées.
5. Validez : la facture d’annulation est générée, les remboursements choisis sont effectués et l’e-mail est envoyé aux participants.

Être averti en temps réel

Tant qu’un écran d’administration est ouvert, Setpoint vous prévient dès qu’une réservation évolue de son côté client. Un paiement reçu (la totalité, un acompte, un solde ou un supplément), un échec de paiement ou une annulation fait apparaître une notification indiquant le nom du client, la prestation et la date. L’écran ouvert se met alors à jour tout seul : le calendrier et les listes reflètent le changement sans que vous ayez à recharger la page.

Ces notifications s’ajoutent aux alertes reçues sur votre téléphone et aux e-mails : rien n’est remplacé. Le téléphone vous prévient où que vous soyez, l’affichage en temps réel garde à jour l’écran resté ouvert.

Les e-mails envoyés au client après un paiement (confirmation, acompte encaissé, supplément) partent aussi en copie à l’adresse de contact du centre. Une nouvelle réservation vous parvient donc par e-mail, sans écran d’administration ouvert ni notification sur le téléphone.

Renvoyer une facture ou un e-mail de confirmation

Si un client n’a pas reçu son e-mail ou égaré sa facture, vous pouvez les lui renvoyer sans refaire la réservation.

Où la trouver

Administration → Réservations → fiche de la réservation → Renvoyer l’e-mail / la facture.

Marche à suivre

1. Ouvrez la fiche de la réservation concernée.
2. Choisissez Renvoyer l’e-mail de confirmation ou Renvoyer la facture.
3. Le document est renvoyé au client dans la langue de sa réservation.

Le lien de facture a une durée de validité

Le lien de téléchargement de facture envoyé au client reste valable un temps limité. Si le client signale un lien expiré, renvoyez-lui simplement la facture depuis sa fiche.