Tâches planifiées

Une tâche planifiée est une action que Setpoint déclenche de lui-même, à intervalle régulier, sans que vous ayez à y penser : envoyer les rappels de la veille, créer les créneaux à l’avance, faire le ménage dans les documents arrivés à échéance, etc. La plupart du temps, ces tâches tournent en arrière-plan et vous n’avez rien à faire. Mais sept d’entre elles peuvent aussi être lancées manuellement depuis l’administration, par exemple si vous voulez forcer une mise à jour tout de suite plutôt que d’attendre le prochain passage automatique.

Où la trouver

Administration → Tâches.

Les sept tâches que vous pouvez déclencher à la main

Génération des créneaux

Crée à l’avance les créneaux matin et après-midi des prochains jours, uniquement sur les jours de la semaine que vous avez cochés et hors de vos périodes de fermeture. Vous voudrez la lancer à la main si vous venez de modifier ces réglages et que vous souhaitez voir votre planning se mettre à jour immédiatement, sans attendre la création automatique de la nuit.

Rappels aux participants

Envoie l’e-mail de rappel aux participants avant leur plongée (lieu, horaire, justificatif de niveau à apporter). Un déclenchement manuel est utile si vous voulez vous assurer que les rappels du moment sont bien partis.

Nettoyage des certificats CACI

Supprime les certificats médicaux (CACI) déposés pour une réservation, le lendemain de la plongée : ce sont des données de santé, que Setpoint conserve le moins longtemps possible. Le certificat doit exister le jour de la sortie, pour votre vérification et un éventuel contrôle en mer, puis il disparaît. Cette tâche efface aussi les certificats laissés par une réservation jamais finalisée (paiement abandonné en cours de route), dès qu’ils ont quelques jours : aucun document médical ne traîne sur le serveur. Vous pouvez lancer cette tâche manuellement pour effacer tout de suite les certificats devenus inutiles.

Nettoyage des justificatifs de niveau

Supprime de la même façon les justificatifs de niveau téléversés par les clients, un mois après la date de la plongée. Le déclenchement manuel sert, là aussi, à forcer ce nettoyage sans attendre.

Synchronisation du calendrier

Met à jour votre agenda Google avec les réservations à venir. Vous voudrez la lancer à la main si vous constatez un décalage entre vos réservations et votre agenda, pour le resynchroniser sur-le-champ.

Nettoyage des exports comptables

Supprime les exports comptables arrivés à échéance (au-delà de trente jours). Un déclenchement manuel permet de faire le ménage immédiatement dans les fichiers d’export que vous avez générés.

Réconciliation post-paiement

Après un paiement, Setpoint envoie automatiquement l’e-mail de confirmation ou d’acompte au client. Si cet envoi échoue, par exemple à cause d’une panne passagère du service d’e-mail, cette tâche le détecte et renvoie l’e-mail manquant. Elle tourne toute seule toutes les quinze minutes, donc un envoi raté se rattrape de lui-même en quelques minutes. Un déclenchement manuel sert à forcer un passage immédiat, si vous avez un doute sur une réservation en particulier et voulez vérifier tout de suite que son e-mail est bien reparti.

Note

D’autres tâches existent et tournent entièrement en automatique (par exemple l’expiration des réservations dont le paiement n’a jamais été finalisé, les rappels de paiement, ou le nettoyage de l’espace client qui supprime chaque nuit les documents réutilisables arrivés à échéance). Elles n’apparaissent pas dans cet écran : vous n’avez pas à vous en occuper.

Couper une tâche automatique

Selon la configuration de votre plateforme, l’écran Tâches peut afficher une section « Planification automatique ». Chaque tâche automatique y dispose d’un interrupteur : vous coupez celle dont vous n’avez pas l’usage et vous la réactivez quand vous le voulez. Le changement s’applique au prochain passage, sans redémarrage ni intervention technique.

Les tâches rattachées à une obligation légale, comme la suppression des données de santé à échéance, restent toujours actives. Leur interrupteur est verrouillé en position « activé » et signalé comme obligatoire : vous ne pouvez pas les couper.

Couper une tâche ne concerne que son déclenchement automatique. Vous pouvez toujours la lancer à la main si elle figure parmi les tâches déclenchables ci-dessus.

Déclencher une tâche manuellement

1. Ouvrez l’écran Tâches.
2. Repérez la tâche que vous souhaitez lancer parmi celles proposées.
3. Déclenchez-la. La tâche s’exécute immédiatement, en plus de son passage automatique habituel.

Astuce

Lancer une tâche à la main ne désactive pas son exécution automatique : c’est simplement un passage supplémentaire, à la demande. Vous pouvez donc la déclencher sans crainte de perturber le fonctionnement normal.