Les documents réutilisables du client

Vos plongeurs réguliers viennent parfois deux ou trois fois par mois. Leur redemander à chaque réservation le même certificat médical, la même attestation de niveau et la même assurance est une friction inutile. Setpoint propose donc un espace client où le plongeur conserve ses documents et les réutilise d’une sortie à l’autre, sans jamais rien retéléverser. Cette page explique ce que vit le client, ce qui se supprime automatiquement, et le rôle qui reste le vôtre.

Les trois documents et leur usage

Le certificat médical (CACI). Le certificat médical d’absence de contre-indication à la plongée. C’est une donnée de santé, traitée avec un soin particulier.
Les attestations de niveau. Les justificatifs des niveaux et qualifications de plongée du client (brevets, cartes de certification). Le client peut en conserver plusieurs à la fois, une par niveau ou qualification : Niveau 2, Nitrox, CCR peuvent coexister dans son espace.
L’attestation d’assurance. La preuve d’assurance du plongeur. Ce document est nouveau et n’existe que dans l’espace client.

Deux façons de fournir ses documents

Le client choisit, sans que vous ayez à intervenir, entre deux régimes.

Réservation anonyme (par défaut). Le client réserve sans créer de compte et dépose ses documents pour cette sortie uniquement. Rien n’est conservé au-delà. C’est le fonctionnement décrit dans la page « Le parcours de réservation », et il n’a pas changé.
Espace client. Le client se connecte à son espace personnel par un lien reçu par e-mail (pas de mot de passe à retenir), y dépose ses documents une fois, ou les y range directement depuis une réservation, et les réutilise lors de ses réservations suivantes.

Comment accéder à son espace ?

La connexion à l’espace client se fait toujours par un lien reçu par e-mail, sans mot de passe à retenir. Le client y arrive par deux chemins.

Depuis l’e-mail de confirmation de réservation. Chaque confirmation contient un lien vers l’espace client : un clic, et le plongeur retrouve ses documents.
Depuis le formulaire de réservation. Un client déjà inscrit voit, en tête de l’étape des participants, un lien « Se connecter à mon espace ». Il ouvre alors son espace et réutilise ses documents pour la sortie en cours.

Un rattrapage à la première connexion

Un plongeur qui a déjà réservé sans compte retrouve, à sa première connexion à son espace, les documents encore présents qu’il vous avait remis lors de ses réservations passées : les attestations de niveau, et le certificat médical tant qu’il n’a pas été supprimé (il l’est le lendemain de chaque plongée). Un bouton lui propose de ranger chacun d’eux dans son espace, sans rien retéléverser. Pour le certificat médical, il coche son accord explicite et indique la date de délivrance, qui fixe la date de fin de validité, comme pour tout dépôt dans l’espace.

Pour vous, rien à faire avant la validation : le document arrive dans « Administration → Documents clients » avec le statut « À valider », comme s’il venait d’être déposé. Deux garanties : rien n’entre jamais dans l’espace sans un clic du client, et un document déjà présent dans l’espace n’est jamais remplacé par ce chemin. Un document que vous aviez déjà validé garde sa validation.

Ce rattrapage ne porte que sur ce qui existe encore : les attestations de niveau sont supprimées un mois après la sortie, le certificat médical dès le lendemain de la plongée. Un plongeur dont la dernière sortie est plus ancienne ne verra donc rien à récupérer. C’est le fonctionnement attendu, pas une panne : il dépose ses documents normalement depuis son espace.

Conserver un document au moment de réserver

Le client n’a pas besoin de passer par son espace pour y ranger un document. Pendant la réservation, s’il est déjà connecté à son espace et qu’il dépose un nouveau certificat médical ou une nouvelle attestation de niveau, une case lui propose de conserver ce document dans son espace pour ses prochaines réservations. Pour le certificat médical, il indique en plus la date de délivrance, qui fixe la date de fin de validité.

Trois précisions utiles :

La case n’est jamais cochée d’avance, et elle n’apparaît que pour le titulaire du compte, sur un document qu’il vient de déposer. Un document déjà réutilisé depuis l’espace ne la propose pas, puisqu’il y est déjà.
Le document rejoint l’espace une fois le paiement effectué, jamais avant. Il apparaît alors dans « Administration → Documents clients » avec le statut « À valider », exactement comme un dépôt fait depuis l’espace, et vous le validez une seule fois.
Si le client change de document ou le retire avant de payer, la case et la date se réinitialisent : un accord donné pour un document ne se reporte jamais sur un autre.

Le consentement, et ce qui se passe s’il refuse

Conserver un certificat médical d’une réservation à l’autre suppose l’accord explicite du client, recueilli au moment du dépôt, que celui-ci ait lieu dans son espace ou pendant une réservation. Cet accord est distinct de tout autre, et révocable à tout instant depuis l’espace client.

Point important : refuser cette conservation n’empêche jamais de réserver. Le client qui ne consent pas dépose simplement son certificat à chaque réservation, comme dans le régime anonyme. La réservation aboutit dans les deux cas. C’est ce qui garantit que le consentement reste réellement libre.

Ce qui se supprime automatiquement

Setpoint conserve chaque document le moins longtemps possible.

Le certificat déposé pour une réservation ponctuelle (régime anonyme) est effacé le lendemain de la plongée : il doit exister le jour de la sortie, pour la vérification et un éventuel contrôle en mer, puis il disparaît.
Le certificat conservé dans l’espace client est effacé automatiquement à sa date de fin de validité, soit un an après sa date de délivrance. L’attestation d’assurance suit la même règle.
Les attestations de niveau, elles, n’expirent pas d’elles-mêmes : un brevet reste acquis, et le plongeur les garde dans son espace tant qu’il reste client actif. Si un client ne réserve plus rien pendant trois ans, les documents conservés dans son espace sont supprimés automatiquement. Son compte reste accessible, et il pourra en redéposer lors de sa prochaine réservation.
Quand le client remplace un document par une version plus récente, l’ancien fichier est effacé immédiatement.
Un garde-fou technique sur le stockage supprime de toute façon les certificats au plus tard 425 jours après leur dépôt, même si une suppression automatique venait à ne pas s’exécuter.

Chaque réservation conserve toutefois sa propre copie du document utilisé, indépendante de l’espace client : si le plongeur remplace plus tard son certificat, la sortie déjà réservée garde la version exacte sur laquelle vous vous êtes appuyé.

Qui peut voir les documents

Les documents ne sont visibles que par le client, dans son espace, et par vous, dans l’administration. Personne d’autre. Ils sont chiffrés, au repos comme pendant leur transfert, et les liens de téléchargement sont de très courte durée pour éviter tout partage. Les accès aux données de santé sont journalisés.

Ce qui reste votre rôle

Vous, ou le directeur de plongée, validez une fois le certificat médical d’un client de l’espace : cela vous évite de le relire à chaque réservation suivante. La validation peut noter d’éventuelles restrictions.

Deux points de vigilance :

Setpoint n’affiche jamais la mention « apte ». Valider un document atteste qu’il est en règle, pas que le plongeur est en bonne forme le jour J.
Le directeur de plongée conserve son devoir de vérification et son droit de s’opposer à la mise à l’eau d’un plongeur dont il estime l’état ou le comportement à risque, même avec un certificat valide. Une case « mon état de santé est inchangé », cochée à chaque réservation, rappelle cette responsabilité au client.

Les droits du client sur ses documents

Depuis son espace, le client reste maître de ses documents. À tout moment, il peut les consulter, les télécharger, les supprimer, et retirer son consentement à la conservation. Retirer le consentement efface aussitôt le document concerné.