Où la trouver
Administration → Réglages → Avancé → Tâches planifiées. Cet écran est réservé à l’intégrateur Setpoint : un gérant ne le voit pas. En cas de besoin, contactez le support (voir Support).L’écran liste toutes les tâches de la plateforme, avec un bouton pour lancer chacune.
Une journée de Setpoint, sans vous
Même quand vous n’êtes pas connecté, Setpoint s’occupe de ces tâches tout seul :
Les suppressions de données sont des obligations légales : elles tournent toujours. Les autres tâches peuvent être coupées avec leur interrupteur (voir Couper une tâche automatique).
Les tâches que vous pouvez déclencher à la main
Génération des créneaux
Crée les créneaux matin et après-midi des prochains jours, sur les jours de la semaine cochés et hors des périodes de fermeture. Les sorties de nuit se créent toujours à la main. Lancez cette tâche après avoir modifié ces réglages pour mettre à jour le planning sans attendre la nuit.Rappels aux participants
Envoie aux participants le rappel avant leur plongée : lieu, horaire et justificatif de niveau à apporter. Lancez-la pour vérifier l’envoi des rappels du moment.Nettoyage CACI et coordonnées d’urgence
Supprime les données qui n’ont plus à être conservées :- Certificats médicaux (CACI) d’une réservation : le lendemain de la plongée. Ces données de santé restent disponibles le jour de la sortie pour votre vérification ou un contrôle en mer.
- Certificats d’une réservation jamais finalisée : après quelques jours, si le paiement a été abandonné.
- Adresse postale et personne à prévenir : le lendemain de la dernière sortie, quel que soit le statut de la réservation.
Nettoyage des justificatifs de niveau
Supprime les justificatifs de niveau déposés par les clients un mois après la plongée. Lancez-la pour effectuer ce nettoyage sans attendre le prochain passage.Synchronisation du calendrier
Met à jour votre agenda Google avec les réservations à venir. Lancez-la si l’agenda ne correspond plus aux réservations.Nettoyage des exports comptables
Supprime les exports comptables de plus de trente jours. Lancez-la pour supprimer ces fichiers sans attendre le prochain passage.Réconciliation post-paiement
Après un paiement, Setpoint réessaie de lui-même l’envoi de l’e-mail de confirmation ou d’acompte s’il échoue, plusieurs fois dans les minutes qui suivent. Si ces essais ne suffisent pas, cette tâche prend le relais toutes les quinze minutes. Elle ne réessaie que pendant les 24 heures qui suivent le dernier paiement de la réservation. Passé ce délai, plus rien ne part automatiquement : vous renvoyez l’e-mail depuis la fiche de la réservation (voir Gérer les réservations). Elle ne renvoie jamais un e-mail déjà parti, ni celui d’une réservation créée à la main dont la case « Envoyer un e-mail de confirmation au client » était décochée, et son passage n’envoie aucune notification sur vos appareils. Lancez-la pour réessayer immédiatement. La limite de 24 heures s’applique aussi à ce passage manuel.Alertes créneaux par site
Prévient les clients inscrits à l’alerte d’un site sans sortie programmée dès qu’un créneau y devient réservable. Chaque inscription reçoit un seul e-mail, même si plusieurs créneaux ouvrent en même temps, avec un lien de désinscription. Lancez-la après avoir ouvert des créneaux pour prévenir les inscrits sans attendre.Couper une tâche automatique
Chaque tâche porte un interrupteur « Activée » / « Désactivée » : utilisez-le pour couper ou rétablir son passage automatique. Le changement s’applique au prochain passage, sans redémarrage ni intervention technique. Les tâches rattachées à une obligation légale, comme la suppression des données de santé à échéance, restent toujours actives. Leur interrupteur est verrouillé en position « activé » et signalé comme obligatoire : vous ne pouvez pas les couper. La tâche « Nettoyage de l’historique des tâches » fait partie de celles qui restent toujours actives : elle efface aussi, au bout d’un an, le journal des actions de l’administration. Setpoint y note qui a modifié quoi et quand, pour pouvoir vous aider si quelque chose ne se passe pas comme prévu. Ce journal ne garde ni les textes saisis, ni les coordonnées de vos clients, ni aucune donnée de santé. Couper une tâche ne concerne que son déclenchement automatique. Vous pouvez toujours la lancer à la main.Déclencher une tâche manuellement
- Ouvrez Administration → Réglages → Avancé (compte intégrateur).
- Repérez la tâche que vous souhaitez lancer parmi celles proposées.
- Déclenchez-la. La tâche s’exécute immédiatement, en plus de son passage automatique habituel. Si elle est déjà en train de tourner, Setpoint affiche « Cette tâche est déjà en cours d’exécution. » et ne la lance pas une seconde fois.