Le parcours de réservation

Ce parcours côté plongeur vous aide à répondre aux questions de vos clients et à suivre ce qui précède l’arrivée d’une réservation dans l’administration. Le client réserve sans créer de compte, sur téléphone, tablette ou ordinateur. Le site est conçu en priorité pour le mobile.

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De la découverte au paiement

Voici les étapes suivies par le client.

1. Consulter les prestations. Le client parcourt les plongées et formations que vous proposez, avec leur description, le niveau éventuellement requis et le tarif.
2. Choisir sa prestation. Le site lui propose toutes les prestations, quel que soit son niveau, avec les niveaux acceptés à titre d’information ; il sélectionne celle qui lui convient.
3. Choisir sa formule. Si la prestation propose plusieurs formules (par exemple des durées ou des machines différentes), le client choisit la sienne avant de continuer et le tarif affiché suit son choix. Une prestation à tarif unique passe directement cette étape.
4. Choisir ses sorties. Les demi-journées (matin, après-midi ou nuit) des sept prochains jours sont présentées en premier, avec les places restantes ou un message lorsqu’il n’en reste que quelques-unes ; un bouton « Plus de dates » déplie les sorties suivantes. Le client coche une ou plusieurs dates, jusqu’à dix sorties, et les retrouve dans un bandeau « Vos sorties » qu’il peut compléter ou réduire avant de continuer ; seules les sorties compatibles avec sa formule lui sont proposées. Rien ne l’oblige à rester sur cette prestation : il peut retourner au catalogue ou passer par le calendrier et ajouter une sortie d’une autre prestation à la même liste.
5. Renseigner les participants. Pour chaque plongeur, une fois pour toutes les sorties choisies, il indique les informations demandées (nom, prénom, e-mail, téléphone, et la date de naissance lorsqu’elle est obligatoire) et, lorsque la prestation l’exige, dépose le certificat médical (CACI) en PDF ou coche à la place une déclaration de santé attestant qu’il a répondu NON à toutes les questions du questionnaire de santé. Il peut aussi joindre ses certifications (brevets et qualifications), une par niveau. Si la prestation l’exige, il précise aussi son niveau de plongée.
6. Voir le montant total. Le prix se calcule automatiquement : tarif de la prestation (ou de la formule choisie) multiplié par le nombre de plongeurs, puis par le nombre de sorties choisies. Si le client dispose d’un code promo, il le saisit à cette étape et la réduction s’applique immédiatement au montant affiché.
7. Payer en ligne. Le règlement se fait par carte bancaire, de façon sécurisée, en un seul paiement même si plusieurs sorties ont été choisies. C’est à cet instant, et pas avant, que les places sont retenues 30 minutes pour que personne ne les prenne entre-temps. Juste au-dessus du bouton « Payer », une phrase rappelle qu’en payant, le client accepte vos conditions générales ; le lien les ouvre dans un nouvel onglet, sans lui faire perdre sa réservation en cours. Sous le formulaire, une petite case de vérification de sécurité protège la réservation contre les robots : elle se valide le plus souvent toute seule, et ne demande un clic que si le service de vérification a un doute.
8. Recevoir la confirmation. Dans la minute, le client reçoit un e-mail récapitulatif avec le lien de téléchargement de sa facture (une seule, même pour plusieurs sorties) et les informations pratiques : le site de plongée de chaque sortie, quand le créneau en a un, et des liens pour ajouter la sortie à son agenda. La réservation apparaît alors de votre côté, avec le détail de chaque sortie, et les places de chacune se mettent à jour.
9. Recevoir le rappel. La veille de chaque sortie au matin, tous les participants reçoivent automatiquement un e-mail de rappel (site de plongée, horaire, point de rendez-vous, affaires à prévoir).

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Réserver plusieurs sorties en une fois

Une réservation peut réunir jusqu’à dix sorties, avec une prestation différente pour chacune : exploration, baptême, plongée de nuit… Les mêmes plongeurs participent à toutes les sorties choisies. Un seul paiement règle l’ensemble, avec une réservation, un encaissement et une facture comportant une ligne par sortie.

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Les deux entrées

La sélection se compose depuis deux endroits, qui alimentent la même liste :

• depuis une page de prestation, en cochant les dates proposées pour cette prestation ;
• depuis la vue Calendrier, en ouvrant une case du mois, de la semaine ou d’un site, puis en choisissant sur ce créneau la prestation qui l’intéresse.

Le bandeau « Vos sorties » reste visible d’un écran à l’autre. Il indique le nombre de sorties, le nombre de prestations distinctes et le total par plongeur. Le client peut retirer une sortie d’un clic, puis rejoindre le formulaire avec « Continuer ». Une sortie déjà choisie est signalée dans le calendrier et sur sa carte. En la rouvrant, le client peut la retirer ou changer sa prestation. Un même créneau ne peut porter qu’une prestation par réservation : en choisir une autre remplace la précédente, après un avertissement. La sélection reste dans le navigateur, pas sur le serveur : elle suit le client entre les pages, sur cet appareil et ce navigateur uniquement. Elle se vide après le paiement. Chaque sortie a son propre nombre de places et peut afficher « Complet » indépendamment des autres. Avant le paiement, le client peut modifier sa sélection :

• Retirer une sortie, tant qu’il en garde au moins une, ou revenir au calendrier pour en ajouter.
• Le formulaire retire les demandes de niveau, de date de naissance ou de certificat si aucune sortie restante ne les exige.
• Si les sorties restantes n’acceptent plus le brevet déclaré, ce brevet est effacé et doit être choisi à nouveau.
• Après un paiement abandonné, revenir avec exactement les mêmes sorties reprend la sélection existante sans en créer une seconde.

Si une sortie se remplit, est retirée ou désactivée au moment de payer, le client revient au récapitulatif. La sortie est nommée avec son jour, sa demi-journée et le motif du refus. Le bouton « Retirer cette sortie et continuer » la retire puis relance le paiement des autres. Si les sorties restantes n’acceptent plus le brevet déclaré, le bouton retire la sortie mais laisse le client sur le formulaire pour choisir un autre brevet avant de payer.

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S’inscrire à un stage

Un stage ou une formation à date se réserve dans un parcours séparé, sans rejoindre « Vos sorties ».

1. Ouvrir la carte du stage, depuis l’onglet « Événements » du catalogue ou depuis la barre du calendrier.
2. Lire la fiche du stage, qui s’ouvre toujours avant l’inscription : la photo, le texte que vous avez rédigé (avec ses retours à la ligne), les niveaux demandés, le programme de cette session (date, demi-journée, horaires, site), les places restantes et le prix. Quand le tarif est un supplément qui s’ajoute à une prestation de base, le client choisit cette prestation sur la fiche, et le détail du calcul s’affiche. La rubrique « Plus de dates » propose les autres sessions du même événement.
3. Cliquer « S’inscrire », ce qui mène au formulaire de réservation habituel : participants, documents, acompte éventuel, paiement.

Le bandeau affiche « Inscription » suivi du nom du stage. Les sorties sont en lecture seule : le client ne peut ni en ajouter ni en retirer. Il achète le stage entier au prix annoncé, quel que soit le nombre de sorties. Le reste se déroule comme une réservation ordinaire : un seul paiement, un e-mail de confirmation qui nomme le stage et ses dates, un rappel la veille de chaque sortie, un rendez-vous d’agenda par sortie. La facture ne porte qu’un seul article, au prix du stage, et non une ligne par sortie. Le lien d’un stage ouvre sa fiche, même si l’inscription n’est plus possible :

• Session complète : mention « Complet », bouton « S’inscrire » grisé, rubrique « Plus de dates » remontée.
• Inscriptions closes : même présentation, avec « Inscriptions closes ».
• Session en pause ou terminée : mention « Cette session n’est plus proposée » et liste des autres dates.
• Ancien lien direct vers le formulaire, ou stage dont une sortie a été fermée : message « Ce stage n’est plus ouvert à l’inscription » et retour au catalogue.

Dans tous les cas, une sélection de sorties ordinaires déjà en cours reste intacte : les deux parcours restent séparés. Les inscriptions ferment dès le premier jour du stage, ou dès la veille après l’heure limite de réservation. Cette heure vaut 19 h par défaut ; le gérant la modifie dans Réglages → Réservations. Un changement s’applique au prochain chargement : les créneaux déjà affichés ne changent pas rétroactivement et les réservations enregistrées sont conservées. La carte et la fiche affichent « Inscriptions closes » à la place des places restantes :

• La carte perd son bouton ; celui de la fiche reste visible mais grisé.
• La rubrique « Plus de dates » remonte pour proposer une autre session.
• Le prix reste affiché.

Une fois commencé, le stage quitte l’accueil et le catalogue. Il reste visible dans le calendrier sur ses journées restantes, et sa fiche conserve le programme.

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Découvrir les disponibilités par la vue Calendrier

L’onglet Calendrier permet de choisir d’abord une date. Le client passe entre trois vues sans recharger la page :

• Mois : un calendrier du mois entier, une case par jour. Chaque case montre les sorties du matin, de l’après-midi et de la nuit (site, ou « Plongée » si aucun site n’est renseigné pour ce créneau), les places restantes ou la mention « Complet », ainsi qu’une fermeture du club lorsque la journée n’a rien d’autre à proposer. Le client navigue d’un mois à l’autre ; sur mobile, cette vue devient une liste verticale qui ne montre que les jours ayant quelque chose à proposer.
• Semaine : une grille de sept jours avec les demi-journées matin et après-midi, auxquelles s’ajoute une ligne « Nuit » lorsque la semaine affichée comporte au moins une sortie de nuit. Chaque case montre le site (ou « Plongée » si aucun site n’est renseigné pour ce créneau), la profondeur, et les places restantes ou la mention « Complet ». Le client navigue d’une semaine à l’autre ou revient à la semaine en cours ; un résumé en tête de page annonce le nombre de sorties disponibles et la prochaine date libre.
• Par site : tous vos sites actifs sont listés, avec photo et prochaines dates, y compris un site qui n’a aucune sortie prévue pour l’instant : il apparaît quand même, avec une proposition de s’inscrire à une alerte email. Un site passé en Inactif disparaît en revanche de cet affichage, même s’il lui reste des créneaux futurs (ces créneaux restent réservables via les vues Mois et Semaine). Quand vous avez ajouté plusieurs photos à un site, sa tuile les présente dans un carrousel, que le client fait défiler avec des flèches. Cliquer sur un site ouvre sa fiche : les photos y défilent aussi toutes seules, et s’arrêtent dès qu’il prend la main ; quand vous lui avez ajouté une vidéo YouTube, elle s’affiche en vignette et ne se lance qu’au clic, sans qu’aucune donnée ne soit envoyée à YouTube avant ce clic.

La vue affichée en premier, Mois ou Semaine, est un réglage de votre centre : voir Réglages, la vue par défaut du calendrier public. Une fois sur la page, le client peut toujours basculer vers une autre vue. Pour réserver depuis le calendrier :

1. Le client ouvre une case ou une date : la fiche indique le site, la demi-journée, les horaires et les places restantes.
2. Il choisit une prestation compatible pour ajouter la sortie à « Vos sorties », sans quitter le calendrier. Pour les prestations à formules, seules les formules compatibles avec les réservations déjà présentes sont proposées.
3. Quand sa sélection lui convient, il rejoint le formulaire.

Les certifications demandées sur la sortie sont indiquées à côté des niveaux acceptés, par exemple « Cette sortie demande aussi le Nitrox confirmé ».

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Les stages dans le calendrier

Le calendrier montre un stage sur plusieurs journées d’un seul tenant, quel que soit l’affichage choisi.

• En vue Mois, une barre traverse ses journées sur la ligne de la semaine. Elle porte le nom du stage, le nombre de sorties, le prix par plongeur, et en fin de barre les places restantes ou la mention « Complet ». Un stage à cheval sur deux semaines reprend à la ligne suivante, avec un bord tronqué. Les jours de fermeture situés entre deux journées sont traversés. Sur une barre trop courte, le prix s’efface avant les places.
• En vue Semaine, une rangée « Stages » s’ajoute au-dessus de Matin et Après-midi, uniquement les semaines qui portent un stage, comme la rangée « Nuit ». Un événement qui tient sur une seule journée s’affiche de la même façon : une barre d’une seule colonne, au-dessus des créneaux ordinaires de ce jour.
• Sur téléphone, où le calendrier devient une liste de jours, chaque journée porteuse affiche un bandeau « nom du stage · jour 2/5 » avec les places restantes. Le premier jour visible y ajoute les dates, le prix par plongeur et le lien « S’inscrire ».

La barre reprend la couleur de la catégorie de l’événement, mais l’information reste toujours écrite : nom et, tant que les inscriptions sont ouvertes, places restantes.

• Un stage complet apparaît en rouge avec « Complet ».
• Un stage aux inscriptions closes n’affiche plus de places ; le reste de la barre ne change pas.
• Un clic sur la barre ou le bandeau ouvre la fiche et son programme. Le bouton « S’inscrire » est grisé si les inscriptions sont closes.

Sur une sortie qui accueille un stage, la fiche indique par exemple « Cette sortie embarque aussi le Stage épaves · 3 places », avec un lien « voir le stage ». Les prestations proposées dessous restent réservables à l’unité par les plongeurs de passage, dans la limite des places non prises par les élèves.

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S’inscrire à une alerte sur un site sans sortie prévue

Sur la carte d’un site sans sortie à venir, le client peut laisser son e-mail pour recevoir une alerte lorsqu’une sortie y est programmée.

• Une case de consentement concerne uniquement cette alerte : aucun autre message ne part par ce biais.
• Le message de réponse reste identique pour une nouvelle inscription ou une adresse déjà inscrite.
• La même vérification de sécurité que pour le paiement protège l’envoi contre les robots qui inscriraient des adresses ne leur appartenant pas.

Lorsqu’un créneau devient réservable, chaque inscrit reçoit les nouvelles dates et un lien de réservation. Le même créneau ne déclenche pas de nouvel e-mail pour une inscription déjà prévenue. Chaque message contient un lien de désinscription. Il ouvre une page de confirmation avant la suppression définitive de l’inscription.

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Niveau de plongée

Toutes les prestations restent visibles, quel que soit le niveau du plongeur. Le formulaire compare le niveau déclaré à ceux acceptés : un niveau inférieur affiche un avertissement, sans bloquer la poursuite ni le paiement. Ce niveau est aussi signalé sur la fiche de réservation. Vous décidez au vu des justificatifs. Le niveau n’est demandé, au moment d’inscrire les participants, que si la prestation choisie impose un niveau minimum : un baptême, par exemple, n’en demande aucun, même en recycleur. Les événements à date fixe font exception et le demandent toujours ; si l’événement s’ajoute à une prestation de base, c’est la règle de cette prestation qui s’applique. La liste des brevets proposés suit le circuit des niveaux acceptés par la prestation : des brevets de circuit ouvert, des brevets recycleur, ou les deux. Un baptême recycleur qui accepte un Niveau 2 propose donc les brevets de circuit ouvert. Quand la prestation n’accepte aucun brevet en particulier, tous les brevets sont proposés.

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Les créneaux complets restent visibles

Un créneau complet reste visible, grisé, avec « Complet » en rouge. Un créneau ouvert apparaît en vert. Quand les places diminuent, le message « Plus que quelques places disponibles ! » s’affiche. Les créneaux incompatibles avec la prestation choisie sont masqués. Si elle a plusieurs formules, la compatibilité dépend de celle retenue : un créneau peut être proposé avec une formule et pas avec une autre.

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Réserver seul ou en groupe

Le client peut ajouter plusieurs participants à une réservation. Il n’y a pas de remise automatique selon leur nombre. Pour proposer une réduction, créez un code promo « Groupe », fixez le pourcentage et le nombre de participants à partir duquel il s’applique, puis communiquez le code aux clients. Voir Les codes promo.

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Le dépôt des documents

L’encadré « Pour valider cette réservation » liste dès l’ouverture les éléments exigés par la prestation : certificat médical, date de naissance, niveau, carte de niveau et justificatif. Seuls les éléments obligatoires apparaissent, et se cochent à mesure qu’ils sont fournis. S’il en manque un, « Suivant » reste inactif et un message renvoie vers la liste. Si la date de naissance est obligatoire, elle est vérifiée dès la saisie :

• Une date future affiche « Cette date de naissance n’est pas valide. »
• Un âge inférieur à 6 ans le jour de la première sortie affiche « L’âge minimum pour cette prestation est de 6 ans à la date de la plongée. »

Dans ces deux cas, « Suivant » reste inactif. Le certificat médical est demandé en PDF, uniquement si la prestation l’exige. Cette donnée de santé est conservée de façon sécurisée, disponible pour votre vérification le jour de la plongée, puis supprimée le lendemain de la sortie. À la place du certificat, le plongeur peut cocher qu’il a répondu NON à toutes les questions du questionnaire de santé. Le questionnaire est consultable à côté de la case : celui de vos réglages ou, à défaut, celui de l’UHMS et de DAN (Réglages). Cette déclaration suffit pour valider la réservation :

• Ni le questionnaire ni ses réponses ne sont conservés. Seule la date de déclaration figure sur la réservation, à la place du certificat.
• Si le plongeur dépose aussi un certificat, le certificat prévaut.
• La déclaration vaut pour cette réservation uniquement et ne se conserve pas dans l’espace client.

Les certifications (brevets et qualifications) se déposent au même endroit, en PDF, en JPEG ou en PNG, une par niveau : le client joint celles qu’il possède et peut en ajouter plusieurs. Quand vous avez demandé des certifications sur la sortie (voir la page Créneaux et capacité), le formulaire les rappelle, avec une case « Je déclare détenir les niveaux et certifications demandés pour cette sortie » qui engage sa parole sans rien bloquer : Setpoint affiche les exigences, c’est vous qui tranchez au moment de la sortie. Vos clients réguliers peuvent aussi conserver leurs documents d’une réservation à l’autre, dans un espace personnel, pour ne plus les redéposer à chaque fois. Un plongeur déjà connecté à son espace trouve ses certifications validées déjà jointes au formulaire, et son niveau de plongée déjà rempli quand une seule d’entre elles correspond aux sorties choisies. Un document que vous n’avez pas encore validé lui est signalé « en attente de validation » : il peut alors en déposer un pour cette réservation. Le rangement peut se faire depuis la réservation elle-même : un plongeur connecté à son espace qui dépose un nouveau certificat médical se voit proposer une case « conserver ce document dans mon espace pour mes prochaines réservations », jamais cochée d’avance, avec la date de délivrance à indiquer. Le document rejoint son espace après le paiement et apparaît alors dans « Administration → Documents clients » avec le statut « À valider ». Le fonctionnement de cet espace, le consentement demandé et les durées de conservation sont détaillés dans la page Les documents réutilisables du client.

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En cas d’urgence : adresse et personne à prévenir

Sous l’identité et la date de naissance de chaque participant, le bloc replié « En cas d’urgence (facultatif) » recueille son adresse et les coordonnées d’une personne à prévenir : nom, lien avec le plongeur et numéro à appeler. Aucun champ ne bloque la réservation. Le texte sous les champs précise l’usage de ces coordonnées pour les secours et la fiche d’évacuation, leur durée de conservation et le contact pour exercer ses droits. Le plongeur doit informer lui-même la personne qu’il désigne. Les coordonnées sont supprimées de la réservation le lendemain de la dernière sortie. Si un client connecté les a conservées dans son espace, elles préremplissent sa propre fiche de participant, jamais celle d’un autre plongeur. Les modifications faites dans la réservation ne changent pas son compte.

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Le paiement et la confirmation

Le paiement s’effectue en ligne, par carte bancaire, via un prestataire de paiement sécurisé.

• Tant que le client n’a pas payé, la place est retenue pendant 30 minutes. Passé ce délai sans règlement, elle est automatiquement libérée pour d’autres clients.
• La réservation n’est confirmée qu’une fois le paiement réellement validé. C’est seulement à ce moment-là que la facture est émise, que l’e-mail part et que la place est définitivement comptée.

Au moment de payer, Setpoint vérifie à nouveau la disponibilité :

• Sortie désactivée pendant le paiement : le paiement est refusé et la sortie n’est pas réservée.
• Formule désactivée : le client lit « Cette formule n’est plus disponible. Choisissez-en une autre. » ou revient au choix d’une formule. Le tarif de la prestation de base ne remplace jamais celui de la formule.

La confirmation rappelle qu’un justificatif de niveau peut être demandé. Le bouton « Déposer mes documents dans mon espace » mène à la connexion à l’espace personnel pour y conserver les documents après paiement.

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Un site multilingue

Les langues activées pour votre activité sont fixées à la mise en place du site : français, anglais et allemand par défaut, avec le français comme référence. Le navigateur détermine la langue affichée, que le visiteur peut changer. Les confirmations et rappels sont envoyés dans sa langue.