Documents clients

Vos clients déposent leur certificat médical, leurs attestations de niveau et d’assurance dans leur espace personnel. Dans Documents clients, relisez-les et validez-les pour ne pas les redemander à chaque réservation. Au dépôt, Setpoint refuse une date de délivrance dans le futur et un document déjà expiré. Les attestations de niveau n’ont pas d’échéance et ne sont pas concernées. Le fonctionnement côté client, les durées de conservation et vos responsabilités de directeur de plongée sont décrits dans la page « Les documents réutilisables du client ». Où le trouver : Administration → Documents clients.

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La file de validation

L’écran s’ouvre sur les documents en attente. Leur nombre s’affiche à côté de l’onglet « À valider » tant qu’il en reste. Quatre onglets filtrent la liste.

• À valider : les documents déposés que personne n’a encore relus. C’est l’onglet par défaut.
• Validés : ceux que vous avez acceptés.
• Refusés : ceux que vous avez refusés, avec le motif que vous aviez indiqué.
• Tous : l’ensemble, avec l’état de chaque document affiché sur sa ligne.

Une barre de recherche en haut de l’écran filtre par nom ou par adresse e-mail. Elle reste active quand vous passez d’un onglet à l’autre, et elle s’applique aussi à la seconde liste, plus bas.

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Ce que montre chaque ligne

Une ligne par document, avec le nom de son propriétaire et son adresse e-mail, le type de document, la date à laquelle il a été déposé et sa période de validité. La colonne « Déposé le » donne la date d’arrivée du document. La file « À valider » va du plus ancien au plus récent : un document déposé il y a trois semaines passe avant celui d’hier. Les autres onglets affichent vos dernières décisions en premier. Sous le nom d’un certificat médical, une mention rappelle si le client a donné son accord pour que ce document soit conservé dans son espace. Un certificat sans accord est une anomalie qui mérite votre attention.

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Valider ou refuser un document

Ouvrez d’abord le document avec Voir. Ce bouton reste disponible quel que soit son état ; les boutons de décision s’adaptent à cet état. Un document validé ne propose plus de le valider à nouveau.

• Valider enregistre votre décision. Rien n’est envoyé au client ; le document est en règle pour ses prochaines réservations.
• Refuser demande un motif, obligatoire, puis Confirmer le refus. Le client reçoit alors un e-mail qui lui annonce le refus, avec le motif que vous avez saisi et un lien vers son espace pour déposer un autre document. Cet e-mail part dans la langue de sa dernière réservation. Le motif reste affiché sous le nom du document.

Le document traité quitte « À valider ». Retrouvez-le dans l’onglet correspondant à votre décision ou dans « Tous ». Chaque consultation, validation et refus est enregistré dans le journal d’accès aux documents, comme l’exige le traitement de données de santé.

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Parcourir la liste page par page

Chaque page affiche cinquante lignes. Le compteur indique votre position et le nombre total de documents. Aucun plafond ne limite la liste : tous les documents restent accessibles, même sans connaître le nom de leur propriétaire. Les deux listes de l’écran ont chacune leur propre pagination : tourner la page de l’une ne déplace pas l’autre.

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Retrouver les documents d’un seul client

Cliquez sur le nom d’un client dans l’administration pour ouvrir sa fiche : elle montre l’état de ses documents, sans accès aux fichiers. Le lien « Ouvrir dans Documents clients » affiche ensuite les seuls documents de cette personne.

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Les justificatifs joints aux réservations

Sous la file de validation, une seconde liste rassemble les attestations de niveau attachées aux réservations, les sorties les plus récentes d’abord. Elle indique le plongeur, son adresse e-mail, le niveau annoncé et la sortie concernée, et vous pouvez ouvrir chaque justificatif. Un plongeur qui a justifié deux niveaux y occupe deux lignes. Ces justificatifs sont en consultation seule : seuls les documents de l’espace client, dans la liste du dessus, se valident. Les justificatifs joints aux réservations sont supprimés un mois après la dernière sortie de la réservation, comme l’explique la page « Les documents réutilisables du client ». Les certificats médicaux joints à une réservation ne figurent pas ici : ce sont des données de santé, et ils se consultent depuis la réservation qui les porte.