Les documents réutilisables du client

L’espace client permet aux plongeurs réguliers de conserver leurs documents pour les prochaines réservations. Ils évitent de déposer à nouveau le même certificat médical, leurs attestations de niveau et leur assurance.

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Les trois documents et leur usage

• Le certificat médical (CACI). Le certificat médical d’absence de contre-indication à la plongée. C’est une donnée de santé, traitée avec un soin particulier.
• Les attestations de niveau. Les justificatifs des niveaux et qualifications de plongée du client (brevets, cartes de certification). Le client peut en conserver plusieurs à la fois, une par niveau ou qualification : Niveau 2, Nitrox, CCR peuvent coexister dans son espace.
• L’attestation d’assurance. La preuve d’assurance du plongeur. Ce document est nouveau et n’existe que dans l’espace client.

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Deux façons de fournir ses documents

Le client choisit entre deux façons de fournir ses documents, sans intervention de votre part.

• Sans compte, par défaut. Le client réserve et dépose ses documents pour cette sortie. Ils sont supprimés après les délais prévus pour la réservation. Voir « Le parcours de réservation ».
• Avec un espace client. Il se connecte par un lien reçu par e-mail, sans mot de passe. Il dépose ses documents dans son espace, ou les y conserve pendant une réservation, pour les réutiliser ensuite.

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Comment accéder à son espace ?

Le client se connecte toujours par un lien reçu par e-mail, sans mot de passe. Il peut ouvrir son espace de trois façons :

• Depuis le site. Un lien « Mon espace » figure dans la barre en haut des pages du site public (dans le menu sur téléphone). Il mène à l’espace du client, ou à la page de connexion s’il n’est pas connecté.
• Depuis l’e-mail de confirmation de réservation. Chaque confirmation contient un lien vers l’espace client : un clic, et le plongeur retrouve ses documents.
• Depuis le formulaire de réservation. Un client déjà inscrit voit, en tête de l’étape des participants, un lien « Se connecter à mon espace ». Une fois connecté, il retrouve ses documents dans la réservation en cours (voir ci-dessous).

L’espace est créé à la première réservation, avec l’adresse e-mail de la personne qui réserve. Un plongeur inscrit par quelqu’un d’autre, ou qui n’a jamais réservé, ne reçoit pas de lien. Le message de la page de connexion reste identique pour tous, afin de ne pas révéler qui est client. Une vérification de sécurité écarte les robots avant l’envoi. Pour tester la connexion, utilisez une adresse client : une adresse d’administration n’ouvre pas d’espace client et ne reçoit aucun e-mail.

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Ce que le client retrouve en réservant

Un client connecté à son espace n’a plus à ressaisir ce que vous avez déjà validé :

• Ses certifications validées sont déjà jointes, toutes, quelle que soit la sortie choisie. Il retire d’un clic celles qui ne servent pas.
• Son niveau de plongée est déjà rempli quand une seule de ses certifications validées convient aux sorties choisies. S’il en a plusieurs qui conviennent, ou aucune, il le choisit lui-même dans la liste.
• Son certificat médical validé est repris, seulement si une sortie de la réservation en exige un.
• Un document que vous n’avez pas encore validé est signalé « en attente de validation », à l’endroit où il aurait été repris. Le client peut déposer un document pour cette réservation, comme un client sans compte. Un document refusé, lui, n’apparaît pas dans la réservation : le client voit son statut dans son espace.

Ces documents ne valent que pour le titulaire du compte. Si le client remplace son adresse e-mail par celle d’un autre plongeur, ce qui venait de son espace disparaît de la fiche de ce participant. Un document en attente n’est repris qu’une fois validé : traitez la file « Administration → Documents clients » pour qu’il serve dès la réservation suivante.

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Un rattrapage à la première connexion

À sa première connexion, un plongeur ayant réservé sans compte retrouve les documents encore disponibles de ses anciennes réservations : attestations de niveau et certificat médical non encore supprimé. Il peut ranger chaque document dans son espace d’un clic, sans le déposer à nouveau. Pour le certificat, il donne son accord explicite et indique la date de délivrance, qui détermine la fin de validité. Les documents à vérifier arrivent dans Administration → Documents clients, au statut « À valider », comme lors d’un nouveau dépôt. Un document déjà validé garde sa validation. Deux garanties s’appliquent : rien n’entre dans l’espace sans un clic du client, et ce rattrapage ne remplace jamais un document qui s’y trouve déjà. Seuls les fichiers encore présents sont récupérables : les attestations de niveau sont supprimées un mois après la sortie, les certificats dès le lendemain. Si tous ses documents ont été supprimés, le client les dépose à nouveau dans son espace.

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Conserver un document au moment de réserver

Pendant une réservation, un client connecté à son espace peut choisir d’y conserver un nouveau certificat médical, si la réservation l’exige, ou une nouvelle attestation de niveau. Pour le certificat, il indique aussi la date de délivrance, qui fixe la fin de validité. Cette option respecte trois règles :

• La case n’est jamais cochée d’avance, et elle n’apparaît que pour le titulaire du compte, sur un document qu’il vient de déposer. Un document déjà réutilisé depuis l’espace ne la propose pas, puisqu’il y est déjà.
• Le document rejoint l’espace une fois le paiement effectué, jamais avant. Il apparaît alors dans « Administration → Documents clients » avec le statut « À valider », exactement comme un dépôt fait depuis l’espace, et vous le validez une seule fois.
• Si le client change de document ou le retire avant de payer, la case et la date se réinitialisent : un accord donné pour un document ne se reporte jamais sur un autre.

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Le consentement, et ce qui se passe s’il refuse

La conservation d’un certificat médical entre deux réservations exige l’accord explicite du client. Cet accord est demandé séparément lors du dépôt, dans son espace ou pendant une réservation. Il est révocable à tout moment depuis l’espace client. Refuser la conservation n’empêche jamais de réserver. Le client dépose alors son certificat à chaque réservation qui l’exige, comme sans compte. Sa réservation reste possible : son consentement doit rester libre.

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Ce qui se supprime automatiquement

Setpoint conserve chaque document le moins longtemps possible.

• Le certificat déposé pour une réservation ponctuelle (régime anonyme) est effacé le lendemain de la plongée : il doit exister le jour de la sortie, pour la vérification et un éventuel contrôle en mer, puis il disparaît.
• Le certificat conservé dans l’espace client est effacé automatiquement à sa date de fin de validité, soit un an après sa date de délivrance. L’attestation d’assurance suit la même règle.
• Les attestations de niveau, elles, n’expirent pas d’elles-mêmes : un brevet reste acquis, et le plongeur les garde dans son espace tant qu’il reste client actif. Si un client ne réserve plus rien pendant trois ans, les documents conservés dans son espace sont supprimés automatiquement. Son compte reste accessible, et il pourra en redéposer lors de sa prochaine réservation.
• Quand le client remplace un document par une version plus récente, l’ancien fichier est effacé immédiatement.
• Un garde-fou technique sur le stockage supprime de toute façon les certificats au plus tard 425 jours après leur dépôt, même si une suppression automatique venait à ne pas s’exécuter.

Chaque réservation conserve toutefois sa propre copie du document utilisé, indépendante de l’espace client : si le plongeur remplace plus tard son certificat, la sortie déjà réservée garde la version exacte sur laquelle vous vous êtes appuyé.

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Qui peut voir les documents

Seuls le client dans son espace et vous dans l’administration pouvez consulter les documents. Ils sont chiffrés pendant leur stockage et leur transfert. Les liens de téléchargement expirent très rapidement pour éviter leur partage. Les accès aux données de santé sont journalisés.

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Les coordonnées d’urgence

Dans son espace, le client peut enregistrer son adresse et une personne à prévenir dans « En cas d’urgence » pour préremplir ses prochaines réservations. Tout est facultatif.

• Il doit cocher « Je souhaite que ces coordonnées restent sur mon compte pour préremplir mes prochaines réservations » ; la case n’est jamais cochée d’avance.
• Le bouton « Effacer » les retire du compte à tout moment.
• La suppression des documents après trois ans sans réservation ne concerne pas ces coordonnées. Elles restent tant que le compte existe et que le client maintient son choix.

Ce qu’il saisit pendant une réservation ne modifie jamais son compte : pour le mettre à jour, il passe par son espace.

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Ce qui reste votre rôle

Vous, ou le directeur de plongée, validez une fois le certificat médical conservé dans l’espace client. Il n’est pas nécessaire de le relire à chaque réservation. La validation peut préciser des restrictions. Deux points de vigilance :

• Setpoint n’affiche jamais la mention « apte ». Valider un document atteste qu’il est en règle, pas que le plongeur est en bonne forme le jour J.
• Le directeur de plongée conserve son devoir de vérification et son droit de s’opposer à la mise à l’eau d’un plongeur dont il estime l’état ou le comportement à risque, même avec un certificat valide. Une case « mon état de santé est inchangé », cochée à chaque réservation qui exige un certificat, rappelle cette responsabilité au client.

Pour les coordonnées d’urgence, deux tâches vous reviennent :

• Reprendre la même information dans votre notice de confidentialité : qui est responsable (votre structure ou vous, si vous exercez en indépendant), à quoi servent ces coordonnées, combien de temps elles sont gardées (le lendemain de la dernière sortie sur une réservation, six ans pour la copie d’une alerte envoyée, tant que le client le choisit sur son compte) et comment exercer ses droits, y compris pour la personne à prévenir.
• Transmettre à l’exploitant de Setpoint toute demande d’effacement d’un plongeur ou d’une personne à prévenir : elle doit être traitée sous un mois.

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Les droits du client sur ses documents

Le client peut à tout moment consulter, télécharger ou supprimer ses documents depuis son espace et retirer son consentement à leur conservation. Retirer ce consentement efface immédiatement le document concerné.