L’événement, puis ses éditions
Où les trouver : Administration → Événements. Créez d’abord l’événement : nom, description, tarif et catégorie, sans date. Sa fiche s’ouvre sur Éditions & inscrits pour programmer ses sessions et suivre les inscriptions. Deux autres onglets regroupent la configuration : Fiche client pour les textes par langue et l’image ; Tarifs & règles pour la catégorie, le tarif et le maximum d’élèves proposé aux nouvelles éditions. Dans Fiche client, choisissez la langue et rédigez le nom affiché, le résumé sur les cartes, la présentation détaillée et les informations pratiques. Ces deux derniers champs acceptent gras, italique, intertitre, listes et lien. Voir le texte français affiche le texte français, même non enregistré, pour traduire. Voir la fiche client ouvre la page publique enregistrée dans la langue choisie quand l’événement est actif et visible sur le site. Les éditions à venir se suivent en liste ; Ouvrir l’édition affiche les sorties et les actions de l’une d’elles. Les éditions passées restent accessibles dans un volet séparé. Changer d’onglet ou de langue conserve les textes saisis. Enregistrer la fiche sauvegarde les textes de toutes les langues et les tarifs et règles. L’indication « Modifications non enregistrées » rappelle ce qui reste à sauvegarder. L’image a son propre bouton d’enregistrement ; les champs des éditions se modifient directement sur place. Rédiger avec l’aide de l’IA. Sur la fiche d’un événement existant (Administration → Événements, puis l’événement), un menu « IA » apparaît dans la barre de l’éditeur de la longue description et des infos pratiques, quand l’IA est activée. « Rédiger » écrit un premier texte à partir des informations de l’événement, « Améliorer » réécrit le texte en place (il faut donc du texte), et « Traduire depuis le français » (éditeurs anglais et allemand seulement) traduit le texte français affiché, qui doit exister, même s’il n’est pas encore enregistré. La proposition remplace le texte dans l’éditeur, rien n’est enregistré avant « Enregistrer », et le bouton « Annuler » de la barre « Proposition de l’IA, relisez avant d’enregistrer » remet le texte précédent tant que vous n’avez pas tapé. Le menu n’existe pas à la création d’un événement, ni sans l’option IA. Les événements peuvent être rangés par catégories, que vous gérez depuis ce même écran. La couleur de la catégorie sert de repère visuel dans le planning. Le champ places par édition pré-remplit le maximum d’élèves des nouvelles éditions ; vous pouvez l’ajuster pour chacune. Ces places font partie de la jauge de chaque sortie.Le mode tarifaire
Un événement se vend de deux façons.- À prix fixe : vous annoncez un prix par plongeur, valable pour tout le stage, quel que soit le nombre de journées. C’est le mode des stages et des formations.
- À supplément : le client choisit d’abord une prestation de base, à laquelle l’événement ajoute un supplément. Les règles de réservation (niveaux acceptés, certificat médical, etc.) sont alors celles de la prestation de base choisie. Vous indiquez, pour chaque événement de ce type, la liste des prestations de base autorisées : seules celles-ci peuvent servir de point de départ.
Circuit ouvert ou recycleur
À prix fixe, le formulaire de création et la fiche de l’événement proposent une case « Recycleur (CCR) ». Elle fixe le circuit pré-rempli pour chaque inscrit sur la fiche de sécurité : cochée, recycleur ; décochée, circuit ouvert. Un événement à supplément n’a pas cette case : chaque inscrit prend le circuit de la prestation de base qu’il a choisie. Cocher ou décocher la case plus tard ne change que les nouvelles inscriptions. Une inscription déjà prise garde le circuit en vigueur au moment de sa réservation, y compris sur une sortie ajoutée ensuite à son édition.Composer une édition
Sur la fiche de l’événement, le bouton « + Nouvelle édition » ouvre le composeur. Vous y renseignez :- Le nombre d’élèves au maximum, pré-rempli avec la valeur de l’événement et modifiable. Ce maximum ne retient aucune place à bord (voir plus bas).
- La période, de « Du » à « Au », puis les demi-journées : matin, après-midi ou nuit. Matin et après-midi sont cochés par défaut. « Générer » ajoute toutes les demi-journées cochées de la période : un stage de cinq matins se prépare en une fois. Relancer « Générer » complète la liste sans doublon.
- La liste des sorties, vide au départ. Utilisez « Générer » ou « + Ajouter une demi-journée ». Sur chaque ligne, modifiez la date ou la demi-journée, ou retirez-la avec la croix. Sans sortie, « Créer l’édition » reste inactif et affiche « Générez les sorties ou ajoutez-en une. ».
- Des notes internes, facultatives, qui ne sortent jamais de l’administration.
Une journée entière, c’est deux sortiesIl n’existe plus de créneau « Journée » : une journée complète de stage se compose d’une sortie du matin et d’une sortie de l’après-midi, chacune avec son propre site de plongée, sa jauge et ses prestations autorisées. Réglez le site de chaque sortie depuis l’écran Créneaux (voir ci-dessous).
Un événement à supplément se déroule sur une seule dateQuand le tarif de l’événement est un supplément qui s’ajoute à une prestation de base, son surcoût s’applique par sortie : l’édition tient sur une seule date, qui peut porter un matin, un après-midi, une nuit, ou plusieurs de ces demi-journées à la fois. Le composeur n’affiche alors qu’un champ « Date », sans « Au ». Pour un stage sur plusieurs jours, créez un événement à prix fixe.
Pas d’édition qui commence aujourd’huiLe composeur refuse une édition dont la première journée tombe aujourd’hui ou trop près de l’heure limite de réservation, et pré-remplit directement la première date recevable : vous n’avez normalement rien à corriger.
Le site de chaque sortie
Après la création de l’édition, chaque sortie affiche son site ou « site à choisir ». Cliquez sur ce texte pour ouvrir Créneaux à la bonne date et régler le site. Ce choix ne se fait pas dans le composeur.Élèves et plongeurs de passage se partagent la jauge
Une édition ne retient aucune place d’avance. Chaque sortie porteuse garde sa jauge à bord, et élèves et plongeurs de passage s’y partagent les places, au premier arrivé : un élève prend sa place en s’inscrivant au stage, un plongeur de passage en réservant sa plongée. Un stage à 6 élèves au maximum qui n’a encore aucun inscrit laisse donc toutes les places de la sortie ouvertes au passage. Le maximum d’élèves ferme les inscriptions une fois atteint. Modifiez-le directement sur la ligne de l’édition, sans avertissement ni changement des places à bord. Il ne peut pas descendre sous le nombre d’inscrits. Si une sortie du stage se remplit de plongeurs de passage, le stage s’affiche complet sur le site, même s’il lui reste des élèves à accueillir : un nouvel élève n’aurait plus de place ce jour-là. Pour lui en rendre, relevez la jauge de cette sortie dans Créneaux, si le bateau le permet.Un paiement qui arrive en retard
La page de paiement retient les places pendant 30 minutes. Si le paiement aboutit plus tard, même après une annulation de votre part, l’inscription redevient confirmée : l’élève garde sa place, la facture est émise et il reçoit l’e-mail de confirmation habituel. Aucun remboursement n’est automatique. Cela peut arriver après une validation bancaire lente ou une carte d’abord refusée. Si l’édition compte alors plus d’inscrits que d’élèves au maximum, vous recevez l’e-mail « Inscrits au-delà des places ». Il donne le nombre d’inscrits et le maximum au moment du paiement, et les sorties à venir où il manque des places à bord. Ses liens permettent de relever le maximum de l’édition sur la fiche de l’événement, de relever la jauge d’une sortie dans Créneaux, ou d’annuler l’inscription en la remboursant depuis la fiche de la réservation. Si l’édition avait encore de la place mais qu’une de ses sorties est pleine, l’e-mail s’intitule « Inscription réactivée sur un bateau plein ». Il liste les sorties où il manque des places : relevez leur jauge si le bateau le permet, ou annulez l’inscription en la remboursant. Si l’édition était en pause ou annulée, l’e-mail s’intitule « Inscription réactivée sur une édition inactive ». Il liste aussi les sorties qui débordent : les élèves d’une édition en pause gardent leur place à bord. Remboursez alors l’inscription ou réactivez l’édition, et prévenez l’élève, qui a reçu une confirmation.Un stage n’a pas de jauge séparéeUne sortie porteuse reste un créneau ordinaire, avec sa jauge, ses prestations autorisées et ses horaires. Un plongeur de passage peut réserver une plongée classique le même jour, dans la limite des places que les élèves n’ont pas prises. Le stage et le reste du bateau se comptent sur la même jauge : avec une jauge de 6 et 2 élèves inscrits, il reste 4 places à bord, pour des élèves comme pour des plongeurs de passage.
Réserver une sortie au stageUne sortie ne peut pas être réservée au seul stage : elle reste ouverte aux plongeurs de passage dans la limite de sa jauge, pour toute prestation compatible. Restreignez au besoin ces prestations dans Créneaux.
Lire une édition
Dans Éditions & inscrits, la ligne de chaque édition donne ses dates, son nombre de sorties, ses inscrits rapportés au maximum d’élèves et l’état des inscriptions : ouvertes (avec les places réservables), closes, complet, édition en pause ou événement inactif. Le bouton « Inscrire un élève… » y reste visible. Ouvrir l’édition déplie ses détails :- son statut, « Active » ou « En pause », son maximum (« 6 élèves au maximum ») et ses notes, modifiables sur place. Pour le statut, touchez le champ puis la valeur : elle est enregistrée. En pause, l’édition n’accepte plus d’inscription ; ses élèves gardent leur place à bord ;
- la liste de ses sorties, chacune avec sa date, sa demi-journée et un lien vers son site, et la jauge à bord de chaque sortie à venir avec le dépassement éventuel ;
- la liste de ses inscrits, avec un lien vers chaque réservation ;
- « Annuler l’édition… » quand elle a des inscrits, ou « Supprimer l’édition » quand aucune réservation ne la vise.
Inscrire un élève par téléphone
Un élève qui ne passe pas par le site s’inscrit depuis l’édition, avec un règlement encaissé par le centre. L’inscription obtenue est la même qu’en ligne.Où le trouver
Administration → Événements, puis la fiche de l’événement, onglet Éditions & inscrits : « Inscrire un élève… » se trouve sur la ligne de l’édition voulue ; sa liste d’inscrits apparaît avec Ouvrir l’édition.Marche à suivre
- Touchez « Inscrire un élève… » sous l’édition voulue. La fenêtre affiche d’abord les places restantes de l’édition, limitées par sa sortie la plus pleine, et la jauge à bord de chaque sortie à venir.
- Si l’événement a plusieurs déclinaisons, choisissez-en une. Quand il n’y en a qu’une, elle est déjà choisie.
- Saisissez le payeur : prénom, nom, e-mail et téléphone. La case « Le payeur plonge aussi » est cochée : le payeur devient alors le premier participant. Décochez-la pour inscrire une autre personne, un enfant par exemple.
- Pour chaque élève, indiquez le niveau et, si elle est demandée, la date de naissance. « + Ajouter un participant » ajoute une ligne ; « Retirer » l’enlève. Le bloc « En cas d’urgence (facultatif) » recueille l’adresse postale et une personne à prévenir, si l’élève les donne.
- Choisissez le règlement : espèces, chèques vacances, virement ou carte sur place. Laissez « Envoyer l’e-mail de confirmation » coché pour envoyer les dates et la facture au payeur, avec copie au centre. Vérifiez le total, puis touchez « Confirmer l’inscription ».
Quand l’inscription est refuséeLe motif apparaît près du bouton, sans effacer votre saisie.
- Places insuffisantes : si l’édition est complète, relevez son maximum d’élèves. Si une sortie manque de place, le message donne la sortie, sa jauge et les places libres : relevez la jauge dans Administration → Créneaux, puis réessayez.
- Édition en pause ou sortie désactivée : réactivez l’édition depuis son statut, puis rouvrez la fenêtre. Pour une sortie désactivée, le message donne sa date et sa demi-journée : réactivez le créneau dans Administration → Créneaux, puis réessayez.
- Inscriptions closes : le stage a commencé, ou il commence demain et l’heure limite de réservation est passée.
- Mode de vente non pris en charge : une édition gratuite ne s’inscrit pas ici. Sur un événement à supplément, le bouton est grisé : l’inscription depuis l’administration n’est pas encore possible.
- « Une inscription a déjà été enregistrée depuis cette fenêtre » : fermez la fenêtre et vérifiez la liste des inscrits.
Les trois gestes sur une sortie
Une édition se remanie sortie par sortie, sans toucher à l’argent.- « + Ajouter une sortie… » : la nouvelle sortie rejoint le stage et toutes ses inscriptions. Sur un événement à supplément, la date proposée est verrouillée sur celle de l’édition : seule la demi-journée se choisit.
- « Reporter… » : la sortie change de date ou de demi-journée, pour le stage et toutes ses inscriptions. Sur un événement à supplément, reporter une sortie déplace la date entière : chaque demi-journée de cette date suit, en gardant la sienne (matin reste matin, après-midi reste après-midi). Demander à la fois une autre date et une autre demi-journée est refusé : un seul geste à la fois. Les inscrits reçoivent un seul e-mail, qui nomme l’ancienne et la nouvelle date.
- « Retirer » : la sortie quitte le stage et toutes ses inscriptions.
Annuler ou supprimer une édition
Annuler l’édition est le geste à utiliser dès qu’il y a des inscrits. Un motif est obligatoire, et vous choisissez, comme pour toute annulation, si les paiements Stripe sont remboursés et si les règlements encaissés sur place sont marqués comme rendus. Chaque inscription suit alors le flux d’annulation habituel : avoir, e-mail au client, mise à jour de l’agenda. L’édition passe ensuite en pause : elle n’accepte plus d’inscription, et les places des élèves annulés se libèrent sur chaque sortie. Les créneaux, eux, restent ouverts à la vente. L’annulation est refusée dans deux cas : le stage a déjà commencé, ou l’une des inscriptions est dans un état figé. Le message nomme l’inscription en cause, à traiter depuis sa propre fiche avant de relancer l’annulation. Supprimer l’édition n’est proposé que si aucune réservation ne l’a jamais visée, annulations comprises. Le stage disparaît ; ses créneaux restent ouverts aux plongeurs de passage.Ce que le client voit
Une édition active se présente au public de trois façons.- Dans le catalogue et sur la page d’accueil, onglet « Événements » : une carte par édition, avec ses dates, le nombre de sorties, le prix par plongeur et les places restantes, ou la mention « Complet ». Une édition d’une seule date affiche cette date seule.
- Sur sa fiche, ouverte depuis la carte, le calendrier ou un lien partagé : l’image, le titre, le texte de l’événement mis en forme comme vous l’avez rédigé (« En détail », « Informations pratiques »), les niveaux demandés, le programme de la session (date, demi-journée, horaires, site), les places restantes et le prix, puis le bouton « S’inscrire » qui mène au formulaire. La rubrique « Plus de dates » liste les autres sessions à venir. Partagé sur une messagerie ou un réseau social, le lien affiche le nom du stage, ses dates et sa photo.
- Dans le calendrier public, sous forme d’une barre posée sur ses journées, avec les places restantes. Le détail de cet affichage est décrit dans la page Le parcours de réservation.
- Sur les cartes, la mention « Inscriptions closes » prend la place des places restantes, et il n’y a plus de bouton d’inscription. Sur la page d’accueil, la carte entière reste cliquable et mène à la page du stage ; dans le catalogue, cette carte-là ne mène nulle part.
- Sur sa fiche, le programme reste affiché en entier, « Inscriptions closes » remplace les places restantes, et le bouton « S’inscrire » reste visible mais grisé.
- Dans le calendrier, la barre cesse d’annoncer des places : elle garde son nom, ses dates et son prix, et n’écrit rien sur la fermeture, que seuls les lecteurs d’écran annoncent. Sur téléphone, le bandeau du premier jour remplace le lien « S’inscrire » par « Inscriptions closes ».