Où la trouver
Ouvrez Administration → Réglages → Notifications, carte Demandes d’effacement (RGPD), puis Ouvrir le registre. Le registre liste les demandes reçues, sans aucun nom : référence, droit exercé, canal, date de réception, date de réponse due, statut, décision et date de clôture. Un clic sur une ligne ouvre le dossier. Le lien Exporter le registre (CSV) télécharge la même liste, sans donnée personnelle non plus.Pas d’entrée dans le menu. Le registre n’a pas de lien dans le menu latéral et aucune visite guidée ne l’évoque. Passez par Réglages.
Comment une demande arrive
Par le formulaire du site
La personne ouvre Demander l’effacement de mes données, depuis le pied de page du site, la page de confidentialité ou son espace client. Elle remplit le formulaire, puis reçoit un e-mail avec un lien de confirmation valable 15 minutes. Sa demande n’est enregistrée qu’au clic sur ce lien. À la confirmation :- la demande passe au statut « À traiter » et la personne reçoit un e-mail avec sa référence ;
- les gérants du club reçoivent un e-mail avec la référence, la date de réponse due et un lien vers le dossier. Le nom, l’adresse, ce qui est demandé et le motif restent derrière la connexion à l’administration.
Par un autre canal
Une demande reçue par courrier, par téléphone, par e-mail ou en personne s’enregistre à la main. Elle compte comme reçue le jour où elle est arrivée au club.- Ouvrez le registre.
- Dans le formulaire Enregistrer une demande reçue, choisissez le Canal de réception et indiquez la date Reçue le. Le délai légal d’un mois court à partir de ce jour. La date peut remonter jusqu’à un an en arrière, pas plus.
- Saisissez l’adresse e-mail de la personne. Elle est obligatoire, quel que soit le canal : la réponse et l’éventuel avis de prolongation partent par e-mail. Demandez-la à la personne si elle ne l’a pas donnée.
- Choisissez la Langue de la réponse, Qui demande ?, le Rôle de la personne concernée et Ce qu’il faut effacer (tout, ou seulement certaines catégories).
- Cliquez sur Enregistrer la demande.
Les délais
Le club répond dans un mois à partir du jour de réception. Un dossier reçu un 31 janvier est dû le 28 février : un mois garde son dernier jour. Prolonger le délai. Si la demande est complexe ou si vous en avez reçu beaucoup, le délai peut être prolongé de deux mois au plus. La prolongation se fait une seule fois et avant l’échéance : après la date due, le bouton disparaît.- Dans le dossier, section Actions, cliquez sur Prolonger le délai.
- Choisissez la Nouvelle échéance (au plus deux mois après l’échéance initiale).
- Écrivez le Motif de la prolongation. La personne le lira dans l’e-mail : expliquez la complexité ou le nombre de demandes.
- Cliquez sur Prolonger.
Traiter une demande
Le dossier se lit de haut en bas. Chaque section correspond à une étape.
- La demande
La première section reprend ce que la personne a indiqué : qui demande et pour qui, le rôle de la personne (titulaire du compte ou payeur, plongeur inscrit à une sortie, personne à prévenir), le canal, les dates, les catégories à effacer et le motif.
- Vérifier l’identité
Avant de toucher aux données, assurez-vous que la personne qui écrit est bien celle dont les données sont concernées, ou son représentant. Une fois la vérification faite, cliquez sur Identité vérifiée dans la section Actions.
Sans cette étape, l’approbation reste bloquée avec le point « Identité à vérifier ». Si l’identité ne peut pas être établie, voir Refuser une demande.
- Confirmer les fiches concernées
La section Fiches concernées propose les fiches que Setpoint rapproche de la demande : fiches client, réservations payées par la personne, participations à des sorties, personne à prévenir d’un plongeur ou d’un client, alertes de créneaux et lignes de feuilles de palanquée. Chaque fiche indique pourquoi elle est proposée : même e-mail, référence de réservation ou même nom.
- Cochez, une à une, les fiches qui concernent bien cette personne. Aucune fiche n’est cochée d’avance.
- Cliquez sur Enregistrer les fiches cochées.
- Lever les points bloquants
L’effacement ne peut pas être approuvé tant qu’un point reste dans la section Points bloquants. Chacun dit comment le lever :
Quand le blocage tient à une date, la ligne indique « se lève le » suivie du jour.
Une sortie à venir ou en cours bloque l’effacement de l’identité, des participations et des niveaux. Elle ne bloque pas celui des documents de santé : un retrait de consentement n’attend pas la fin de la sortie, comme avec Effacer les documents de santé sur la fiche client.
Expirer la session de paiement demande à Stripe de fermer la session et attend sa réponse :
- Si Stripe confirme, le client ne peut plus payer et « Paiement encore possible » se lève aussitôt.
- Si Stripe ne répond pas ou refuse de fermer la session, un message d’erreur s’affiche et le point bloquant reste : réessayez dans un moment.
- Si le client a lancé un paiement que Stripe n’a pas encore confirmé, un message demande d’attendre cette confirmation avant de revenir au dossier.
- Si le client vient de payer, Setpoint enregistre ce paiement au lieu d’annoncer l’expiration. Relisez alors les points bloquants, qui ont pu changer.
- Lire le plan d’effacement
Le Plan d’effacement détaille quatre choses :
- Sera effacé : les données de chaque catégorie demandée ;
- Sera conservé : ce que le club garde malgré la demande, la base légale et la durée (voir Ce que Setpoint conserve) ;
- À traiter à la main, hors de Setpoint : les copies que Setpoint ne peut pas supprimer, comme la boîte e-mail du club, l’agenda, Stripe, le prestataire d’envoi d’e-mails, les sauvegardes et les appareils du club ;
- Conséquences : le compte client est fermé s’il fait partie des fiches confirmées, les documents de santé et de niveau sont supprimés, l’adresse et la personne à prévenir sont effacées, les réservations restent sans le nom de la personne (« Personne effacée »), et la personne pourra réserver de nouveau comme une nouvelle cliente, sans retrouver son historique.
- Approuver et effacer
- Cliquez sur Approuver et effacer dans la section Actions. Le bouton reste inactif tant qu’un point bloquant subsiste.
- Relisez le récapitulatif : il reprend exactement ce qui va se passer.
- Pour confirmer, saisissez la référence du dossier, puis cliquez sur Effacer définitivement.
Cette opération est irréversible. Une fois lancé, l’effacement ne se défait pas. Si le dossier ou le plan ont changé depuis l’ouverture de la fenêtre, ou si la référence saisie ne correspond pas, Setpoint n’efface rien : fermez la fenêtre, rechargez la page et relisez le plan.
- Suppressions et copies extérieures
La section Suppressions et copies extérieures apparaît après l’approbation.
Dans Setpoint. Les fichiers supprimés du stockage et les alertes de créneaux supprimées s’affichent avec leur état : fait, en attente ou en échec. Si une suppression échoue, cliquez sur Relancer les suppressions en échec. Setpoint réessaie aussi tout seul chaque matin.
Hors de Setpoint. Pour chaque copie listée dans Copies hors de Setpoint, faites le nécessaire de votre côté (supprimer l’e-mail de votre boîte, l’événement de votre agenda, etc.), puis indiquez le résultat :
- Supprimée : la copie n’existe plus ;
- Conservée… : la copie reste en place. Choisissez la raison parmi « Obligation légale de conservation », « Le club n’en détient pas » ou « Conservée par le prestataire ».
- Répondre et clôturer
La réponse à la personne ne peut partir que lorsque toutes les suppressions et toutes les copies extérieures sont traitées.
- Dans la section Actions, cliquez sur Envoyer la réponse. L’e-mail dit ce qui a été effacé, ce qui est conservé et pourquoi, et rappelle la possibilité d’une réclamation auprès de la CNIL.
- Quand le dossier indique « La réponse a été envoyée », cliquez sur Clôturer le dossier.
Refuser une demande
Un refus doit rester exceptionnel : par exemple quand l’identité ne peut pas être établie. Il n’est possible que sur un dossier « À traiter ».- Dans la section Actions, cliquez sur Refuser la demande.
- Saisissez le Motif du refus. Il est communiqué à la personne dans la réponse.
- Cliquez sur Refuser. Le dossier passe à « Refusée ».
- Cliquez sur Envoyer la réponse, puis sur Clôturer le dossier.
Ce que Setpoint conserve
Une demande d’effacement n’efface pas tout. Certaines données doivent être gardées : le plan et la réponse à la personne le disent, avec la base légale.
Conserver la preuve plus longtemps. Si la personne conteste votre réponse, cliquez sur Conserver la preuve plus longtemps dans la section Actions, puis choisissez la date jusqu’à laquelle la preuve reste (six mois au plus, renouvelables avec Prolonger la conservation de la preuve). Lever la conservation rétablit la purge à sa date normale. Tant que la conservation court, la preuve n’est pas supprimée.
Les durées de conservation des autres données (certificats médicaux, justificatifs de niveau, exports) sont décrites dans Tâches planifiées et Documents clients.